Come si combatte la crisi?

Desert dandelion flower.  Scenes from a trip to Anza Borrego State Park in southern California, March 23-26, 2009

Questa è la domanda che in molti si pongono da qualche anno a questa parte.

Molti suggeriscono che la qualità dovrebbe essere la unique selling proposition del made in italy per poter competere nel mondo.

Purtroppo la qualità costa e in tempi di crisi tutti cercano di tagliare le spese: dalle famiglie alle aziende il trend è quello di scegliere ciò che costa meno.

Sicuramente quindi, mentre tentiamo di convincere i nostri clienti che la qualità paga, internamente possiamo migliorare la situazione riducendo le inefficienze e tagliando i costi superflui.

Per raggiungere i seguenti scopi noi di Garda Informatica consigliamo le seguenti strategie:

  • Realizzare un’infrastruttura informatica intelligente che sia in grado di verificare il proprio corretto funzionamento;
  • Esternalizzare la gestione dell’infrastruttura informatica aziendale;
  • Impiegare software sviluppato su misura per ridurre al minimo gli sprechi di tempo e automatizzare il più possibile i processi aziendali.

Lo scenario di molte PMI italiane è quello di infrastrutture informatiche gestite in modo dilettantistico da personale non qualificato e di processi aziendali guidati da fogli excel o peggio dal cartaceo.

In una condizione del genere non è possibile pensare di riuscire ad avere una visione d’insieme della propria attività d’impresa e quindi non sarà possibile individuare i processi inefficienti, i costi nascosti e i margini di miglioramento in generale.

Come integrare l’utilizzo di fogli excel con il proprio gestionale?

Spreadsheet

L’evoluzione del sistema informativo aziendale in genere procede dal cartaceo al foglio excel e dal foglio excel a un gestionale vero e proprio.

Per poter fare quest’ultimo passaggio nella maniera più graduale e indolore possibile, bisogna riuscire a leggere i dati contenuti in questi fogli excel per poi immagazzinarli nel database del gestionale.

Accedere a un foglio excel può diventare un problema dal momento che le vecchie versioni del suo formato sono chiuse e binarie.

La stessa Microsoft ci viene però in aiuto grazie ai driver ODBC per Excel.

Installando MS Office o il pacchetto Microsoft Access Database Engine saremo in grado di registrare come sorgenti dati ODBC dei normali fogli Excel e potremo quindi leggerne e manipolarne i dati attraverso dei normali statement SQL.

Per capire più nel dettaglio questo approccio è sufficiente guardare le schermate di questo semplice tutorial.

Alcuni aspetti interessanti di questo approccio sono:

  • l’utilizzo dei tipi dato SQL;
  • l’esecuzione automatica delle formule eventualmente presenti nel foglio excel;
  • la possibilità di modificare il contenuto del foglio excel attraverso, per esempio, lo statement di INSERT INTO;

In modo trasparente è possibile quindi integrare la gestione dei processi aziendali fatta attraverso fogli excel con gestionali su database relazionali.

L’unica tipologia di casi in cui questa soluzione non basta è quando si vogliono poter leggere e gestire anche le proprietà di una cella, come per esempio i collegamenti ipertestuali: in Excel al valore contenuto in una cella si può associare il percorso di un file su disco o un URL. Questo tipo di informazione, assieme alle proprietà di formattazione della cella, si perdono con l’approccio appena discusso.

Per poter gestire anche questi dati bisogna utilizzare un approccio più specifico e in particolare, se si programma in PHP, ci si può affidare all’utilizzo della libreria PHPExcel in grado di leggere quasi tutti i formati Excel e soprattutto di accedere ai dati delle celle oltre al valore contenuto: font, bordi, colori, hyperlinks, ecc.

Quanto costa un gestionale?

SoldiUna domanda da non sottovalutare quando si valuta l’adozione di un nuovo gestionale in azienda è: quanto mi costa?

Naturalmente non ci si può limitare a calcolare il costo delle sole licenze, ma bisogna valutare anche altri fattori che concorrono a determinare il TCO ovvero il “Total Cost of Ownership”.

Parlando di gestionali “prefabbricati” bisogna infatti chiedersi:

  • Per far girare il nuovo gestionale dovrò acquistare del nuovo hardware? Un nuovo server, una nuova rete, delle soluzioni per il backup?
  • Dovrò acquistare del nuovo software? Magari le licenze di utilizzo di un database o di un web server proprietario?
  • Se ho già una base dati, quanto mi costerà la migrazione dei vecchi dati sulla nuova soluzione?
  • Quanto mi costerà il canone annuo di manutenzione?
  • Quanto ore di consulenza ci vorranno per modellare il nuovo gestionale e per cercare di farlo aderire ai miei processi?
  • Quante ore di formazione serviranno per istruire i miei dipendenti all’utilizzo efficente ed efficace del nuovo gestionale?
  • Quanto mi costeranno le personalizzazioni del gestionale necessarie per la mia realtà?
  • Quanto mi costeranno i riallineamenti di queste personalizzazioni all’uscita di nuove release?

Inevitabilmente, facendo due conti, ci si renderà conto che di tutte queste voci, le licenze sono quelle che impattano meno, specialmente se si pensa di utilizzare il nuovo gestionale per qualche anno.

Perché non puntare invece su una soluzione su misura?

Un gestionale sviluppato su misura infatti:

  • non ha costi di licenza e i costi di sviluppo non dipendono dal numero di utenti che andranno ad utilizzare il gestionale;
  • non richiede nuovo hardware: si può adattare a quello già esistente oppure si può sviluppare per l’hardware di scelta del cliente;
  • se sviluppato utilizzando prodotti open source, non richiede l’acquisto di altro software;
  • non richiede alcuna modellazione: implementa già i flussi di lavoro del cliente;
  • non richiede formazione: è stato pensato per essere di immediato utilizzo da parte del cliente;
  • non richiede personalizzazioni né riallineamenti: è già cucito su misura delle specifiche esigenze del cliente;
  • la migrazione dei dati è già inclusa nei costi di sviluppo;
  • la correzione dei bug è già inclusa nei costi di sviluppo e quindi non è necessario stipulare un canone di manutenzione annuale;

In alternativa si può prendere il meglio dei due mondi utilizzando un software di fatturazione “prefabbricato” a cui affiancare un software gestionale verticale sviluppato su misura. Per stimare il costo di un software su misura abbiamo realizzato un calcolatore che permette di avere un’idea di tempi e costi di realizzazione .