Domani sarò ciò che oggi ho scelto di essere.
— James Joyce
Un'azienda nella sua fase iniziale viene tipicamente identificata con il nome di Startup. Durante questa fase la Startup cerca un nuovo modo di fare business. All'inizio i clienti sono pochi e il business non è ben definito, di conseguenza la registrazione delle informazioni legate alle attività svolte dall'azienda può essere fatta ad esempio su foglio Excel e con la creazione di documenti testuali. Per alcuni un'alternativa è quella inizialmente di utilizzare più software e copiare a mano le informazioni da uno all'altro.
All'inizio questo modo di lavorare può andar bene. Le informazioni da gestire sono poche, e le perdite di tempo nel copiare i dati sono sopportabili. Inoltre, con un team ridotto (tipicamente composto solo dai fondatori), all'inizio si demanda poco e quindi anche gli errori non sono molto frequenti.
Ad esempio un'azienda edile prima di contattarci utilizzava Excel per fare i preventivi. All'inizio andava bene, i preventivi li faceva praticamente solo il titolare e quindi rileggeva più volte il preventivo per essere sicuro di non commettere errori. Ricopiando a mano i prezzi, su un preventivo con 87 voci per un importo complessivo di 100'000 € era facile sbagliare di 5000 € in difetto. L'errore è rilevante, ma se il preventivo è fatto dal titolare può rileggerlo più volte e accorgersi, se fatto dal dipendete invece sarà più difficile scovarlo.
Un altro esempio che ci è capitato è quello di una carrozzeria che lavora esclusivamente nel settore dei danni da grandine. Il lavoro è quello di togliere le ammaccature, in gergo bolli, provocati dalla grandine. I clienti dell'azienda sono di fatto le compagnie assicurative che gli mandano le macchine da riparare. Anche in questo caso i preventivi all'inizio venivano fatti consultando dei listini di oltre 120 caselle. In pratica in base alla dimensione e al numero dei bolli sulle varie parti del veicolo, consultando le tabelle, si calcola il costo della riparazione. Per l'operaio della carrozzeria è facile sbagliare, basta leggere la riga sopra del listino al posto di quella sotto per far cambiare di 100 euro il risultato che se ripetuto per 10 macchine al giorno diventa rilevante.
È chiaro quindi che quando la startup inizia ad avere successo e a definire meglio il suo business e il suo modo di lavorare è meglio passare all'uso di un software gestionale che sposi i propri processi e i propri flussi di lavoro in modo da guidare le proprie attività ed evitare gli errori. Inizia quindi una fase in cui si sistematizzano le attività aziendali nell'ottica di farle rendere al meglio.
Se ti trovi in questa situazione sei fortunato perché di fatto non hai ancora compiuto una scelta rilevante sul software da adottare per la tua azienda. Attenzione però che se il business cresce e ritardi la scelta gli errori saranno ben presto tanti e il tuo lavoro diventerà ingestibile.
Ricapitolando quindi, se sei in questa fase, dovresti riconoscerti nei seguenti punti:
- Hai iniziato con la carta, poi sei passato ai fogli Excel e adesso il tuo lavoro è diventato ingestibile.
- Perdi un sacco di tempo a fare le stesse cose che sono tra l'altro marginali e si potrebbero automatizzare.
- Le informazioni sul tuo processo sono sparpagliate tra vari software e vari computer.
Devi prendere una decisione!
Prima di prenderla però assicurati di leggere tutti gli articoli di questa serie sulla "Scelta del software". In un'oretta li puoi leggere tutti ed evitare così di buttare decine di migliaia di euro nella soluzione sbagliata.
- Come evitare gli errori più comuni nella scelta del software
- Startup: nasce l'esigenza di adottare un software in azienda
- Software a pacchetto: le promesse non mantenute
- Software su misura: la soluzione per le imprese innovative
- Come chiedere un preventivo per lo sviluppo di un software personalizzato?
- Scelta del software: piccolo decalogo sul da farsi