Ipotizziamo che un'associazione sportiva dilettantistica esprima l'esigenza di un software gestionale personalizzato.
Descrizione dei requisiti#
L'ASD ipotetica in questione necessita di un gestionale specifico e il presidente dell'associazione decide di cercare su internet se esiste un software adatto alle sue esigenze.
In effetti ne trova uno che si avvicina alla sua idea, ma è privo di alcune funzionalità che il presidente considera irrinunciabili: prima fra tutte la stampa e la compilazione automatica del bollettino di pagamento e della tessera dell'atleta.
L'associazione ha circa 4000 soci tesserati e per ognuno di loro va compilato il bollettino di pagamento dell'iscrizione con i dati anagrafici per effettuare il pagamento e la tessera dell'altleta riportante i suoi dati anagrafici.
I bollettini postali per il pagamento sono quelli standard della posta e vengono forniti su fogli a modulo continuo . Tali moduli hanno già impressa la matrice del bollettino e vanno solo compilati. Il formato è quello per le stampanti ad aghi modello di largo formato (A3).
Si vuole procedere alla compilazione delle tessere degli atleti in modo simile. Il presidente ha commissionato a una tipografia la stampa della matrice della tessera del tifoso: per ammortizzare i costi si è deciso di stamparne 20'000 copie. Ogni tessera è a colori e ha degli spazi bianchi da compilare con i dati dell'atleta. Quindi, la richiesta è quella di stampare sulle matrici i dati di ogni atleta con una normale stampante laser.
Si potrebbe decidere di compilare a mano sia la tessera per l'atleta e sia la il bollettino postale: in totale per ogni iscritto andrebbero riportati a mano i suoi dati anagrafici 3 volte, due volte per il bollettino e una volta per la tessera. Ipotizzando di metterci 15 minuti ad atleta, ogni anno sarebbero necessari 15 x 4000= 1000 ore di lavoro che moltiplicate per 15 euro/h sono 15'000 euro.
Questa operazione andrebbe poi ripetuta ogni anno.
Per evitare questa perdita di tempo si decide quindi di optare per la compilazione automatica sia dei bollettini e sia delle tessere.
Oltre a questa che è la funzionalità chiave, il gestionale deve permettere di organizzare e strutturare tutti i flussi di lavoro all'interno dell'associazione sportiva dilettantistica.
Tutto il flusso organizzativo deve essere scandito dall'inserimento di dati (anagrafiche soci, iscrizioni ecc.) che caratterizzano le varie attività.
In ogni schermata il gestionale deve presentare, per quanto possibile, solo le opzioni rilevanti in modo da evitare errori di compilazione.
Ad esempio deve essere presente una procedura automatica per il calcolo del codice fiscale dei soci, oppure nella fase di iscrizione ad un'attività sportiva devono essere presentati solo i team compatibili con l'età e il settore dell'atleta che intende iscriversi, ecc.
Il gestionale dovrà consentire di tener traccia facilmente dell'andamento organizzativo e contabile della società offrendo risposte veloci a domande come:
- Chi sono i soci? Hanno pagato la quota di iscrizione?
- Hanno presentato il certificato della visita medica? Chi ha la visita medica in scadenza?
- Che team si allenano il giovedì? In che palestra? A che ora?
- Chi sono gli sponsor? Cos'hanno sponsorizzato? Ecc.
Inoltre, oltre alle stampe dei bollettini e della tessera dei soci, dovrà produrre stampe di ricevute di avvenuto pagamento, report, ecc.
La software house Garda Informatica partendo da queste prime richieste e in collaborazione con il presidente dall'ASD procede a definire le anagrafiche che si renderanno necessarie.
Per semplicità le anagrafiche vengono suddivise in anagrafiche primarie che rappresentano il cuore del gestionale e anagrafiche di supporto o secondarie che contengono dati che verranno richiamati sulle stampa o sulle anagrafiche primarie.
Anagrafiche primarie#
Soci
Ogni socio è descritto dai suoi dati anagrafici e per i minori dai dati del genitore. Per facilitare l'inserimento dei dati di un associato si prevede la funzionalità "Calcolo codice fiscale" (specialmente per i bambini) che attraverso i dati inseriti calcola automaticamente il codice fiscale dell'associato.
Per ogni socio inoltre deve essere possibile stampare l'orario degli allenamenti a cui è iscritto e la tessera dell'atleta.
Iscrizioni
Le iscrizioni sono il cuore del gestionale. Dalla schermata delle iscrizioni deve essere possibile iscrivere un socio:
- ad un team (es. Scuola Calcio 1)
- di un settore (es. Calcio)
- in un ruolo specifico (es. Atleta, Allenatore, Accompagnatore ecc.)
- con un particolare tipo di iscrizione (es. Quota di iscrizione + Materiale Calcio)
A seguito di una nuova iscrizione o richiamando la funzionalità di stampa è possibile generare:
- la stampa del bollettino di pagamento;
- la scheda di verifica dei dati anagrafici;
- la domanda di iscrizione con le condizioni di tesseramento;
- l'orario degli allenamenti dell'associato;
Incassi
Oltre agli incassi generati automaticamente dalle iscrizioni è possibile registrare incassi straordinari come ad esempio le sponsorizzazioni. Per ogni incasso è possibile stampare la relativa ricevuta di pagamento.
Anagrafiche secondarie#
Tutti i punti chiave dell'iscrizione sono configurabili, infatti dalle anagrafiche secondarie deve essere possibile definire:
- i ruoli degli atleti (es. atleta, allenatore, staff, aiuto allenatore, ecc.)
- i settori sportivi (es. basket, volley, ginnastica artistica, ginnastica adulti) e i responsabili per ogni settore.
- i team di ogni settore (es. basket piccoli 2010, calcio femminile 2010, ecc.), potendo specificare i giorni, gli orari di allenamento, il luogo degli allenamenti e il range di età degli atleti ammessi.
- i tipi di iscrizione (es. iscrizione fratello+materiale gratis, iscrizione atleta, iscrizione calcio, ecc.) per i quali è possibile definire gli importi della quota associativa e dei vari contributi (materiale, gestione, visita, medica).
Altre pagine#
Login
L'accesso al gestionale sarà protetto da una schermata di Login. In una pagina del gestionale credenziali di accesso sarà possibile configurare la password di accesso al gestionale.
Associazione
Dalla schermata associazione deve essere possibile inserire i dati dell'associazione che comprendono
- i dati societari
- i recapiti dell'associazione
- l'organigramma societario
I dati dell'associazione vengono ripresi nelle stampe.
Report#
Oltre alle stampa già indicate dovrà essere possibile stampare i seguenti report:
- incassi: un sunto di tutti gli incassi registrati in un determinato periodo temporale e il riepilogo dei contributi ancora da incassare;
- squadre: la composizione di tutte le squadre della stagione sportiva corrente;
- visite mediche in scadenza/scadute: l'elenco degli atleti con visita medica in scadenza nel periodo temporale scelto o quelli con visita scaduta;
Scelte realizzative e tecnologiche#
Se dovessimo realizzare un software gestionale di questo tipo sicuramente utilizzeremmo le tecnologie web per le caratteristiche di longevità, affidabilità, manutenibilità, scalabilità, ubiquità e usabilità.
I vantaggi ormai sono ben noti, li abbiamo descritti sul nostro blog e negli approfondimenti del nostro sito:
- Quali sono le migliori tecnologie con cui sviluppare software?
- Perché le tecnologie WEB sono la miglior scelta nella realizzazione di software per le aziende?
- Perché utilizzare le tecnologie Web per la realizzazione di un software su misura?
Stima dei costi per la realizzazione del software gestionale#
Per procedere alla stima possiamo ricapitolare gli elementi del gestionale, come specificato di seguito:
- Anagrafiche primarie
- Soci
- Iscrizioni
- Incassi
- Anagrafiche secondarie
- Ruoli
- Settori
- Team
- Tipi iscrizione
- Altre pagine
- Associazione
- Login
- Credenziali di accesso
- Stampe/Report
- bollettino pagamento
- tessera dell'atleta
- scheda di verifica dei dati anagrafici
- domanda di iscrizione con le condizioni di tesseramento
- orario degli allenamenti
- incassi/contributi non incassati
- squadre
- visite mediche in scadenza/scadute
Ogni anagrafica è composta da due schermate:
- la griglia che mostra i dati ordinabili, filtrabili e paginabili;
- la maschera o form di manutenzione che permette di inserire un nuovo elemento in anagrafica o di modificarne uno già presente.
Quindi in totale le schermate sono: 3(anagrafiche primarie) x 2 + 4(anagrafiche secondarie) x 2 + 3 (altre pagine) + 8 (stampe/report) = 25 schermate
Moltiplicando per il prezzo a schermata si ha: 25 * 400 = 10'000€.
Volendo, il prezzo può ulteriormente scendere se si accettano interfacce meno usabili per la manipolazione delle anagrafiche secondarie. Le anagrafiche secondarie contengono dati che vengono modificati meno frequentemente rispetto a quelle primarie e a volte per contenere i costi può aver senso realizzarle in modo qualitativamente inferiore seppur buono.
In questa seconda ipotesi allora si avrebbe il seguente calcolo: 17 schermate x 400€ + 8 schermate di qualità inferiore x 200€ = 8'400€.
Ai prezzi riportati vanno aggiunte le seguenti spese:
- installazione: 200 euro (da farsi una sola volta sul server web)
- formazione: 200 euro (per intuitivo che sia il progetto, è bene prevedere sempre almeno una mezza giornata di formazione)
Quindi, in definitiva il budget di investimento richiesto per un gestionale ASD con queste caratteristiche va dagli 8000 € fino a 10'000 €.