Quando conviene un software gestionale personalizzato?

Un software gestionale personalizzato o su misura è a tutti gli effetti un software gestionale che però viene creato per una specifica realtà o azienda.

Decidere in che casi si renda necessario l'utilizzo di un software personalizzato dipende dalla natura dell'azienda: il software gestionale deve supportare le attività dell'azienda e di conseguenza, la tipologia del business dell'azienda permette di rispondere a questa domanda. Per un business comune a molte aziende molto probabilmente sarà già presente sul mercato un software preconfezionato, diversamente per un'azienda innovativa sarà difficile trovare un software adatto alla sua gestione.

Un'azienda nella sua fase iniziale viene tipicamente identificata con il nome di startup. Durante questa fase iniziale la startup cerca un nuovo modo di fare business. All'inizio i clienti sono pochi e il business non è ben definito, di conseguenza la registrazione delle informazioni legate alle attività svolte dall'azienda può essere fatta ad esempio su foglio excel e con la creazione di documenti testuali. Per alcuni un'alternativa è quella inizialmente di utilizzare più software e copiare a mano le informazioni da uno all'altro.

All'inizio questo modo di lavorare può andar bene. I dati sono pochi, e le perdite di tempo nel copiare i dati sono sopportabili. Inoltre, essendo in pochi, all'inizio si demanda poco e quindi anche gli errori non sono molto frequenti. Ad esempio, utilizzando dei fogli excel, per un'azienda di progettazione è facile sbagliare un preventivo di 5'000 euro su un progetto per 100'000 € con 87 articoli/attività. L'errore è rilevante, ma se il preventivo è fatto dal titolare può rileggerlo più volte e accorgersi dell'errore, se fatto dal dipendete invece sarà più difficile scovarlo.

Quando però la startup inizia ad avere successo e quindi a definire meglio il suo business e il suo modo di lavorare è meglio passare all'uso di un software gestionale che sposi i propri processi e i propri flussi di lavoro in modo da guidare le proprie attività e evitare gli errori.

Inizia quindi una fase in cui si sistematizzano le attività aziendali nell'ottica di farle rendere al meglio.

Questo è il momento in cui si ha la visione necessaria per capire i vantaggi che porta un software su misura.

Da notare che nella creazione del software su misura è possibile anche prevedere la migrazione dei dati raccolti inizialmente dai fogli excel. Inoltre, il software su misura realizzato evolverà con l'azienda e con l'evoluzione dei suoi processi aziendali.

In alcuni casi può non essere necessario realizzare un software personalizzato da zero. Ipotizziamo ad esempio che l'azienda nella sua fase embrionale utilizzi software diversi di produttori diversi per supportare le varie attività che svolge. In questi casi tipicamente l'azienda deve copiare lo stesso dato più volte in tutti i software che usa o deve copiare i risultati ottenuti da un software come input di un altro software.

La soluzione più elengante potrebbe essere quella di creare un software personalizzato, ma a seconda dei budget a disposizione non è da escludere la possibilità di creare dei connettori sofware che tengano sincronizzate le anagrafiche di software diversi in modo automatico e trasparente. Ad esempio nel caso di un'officina meccanica si potrebbero effettuare le revisioni ai macchinari utilizzando il software del produttore e sincornizzare i dati dei veicoli con il software di contabilità.

Chi ha bisogno di un software personalizzato?#

In base alla nostra esperienza possiamo affermare che il software gestionale personalizzato è vitale per le aziende innovative, specialmente se sono aziende di servizi.

Tipicamente infatti le aziende di produzione, a meno di non essere innovative o molto attente a ridurre i costi, utilizzando sistemi ERP prepacchettizzati. Un software ERP (acronimo che sta per Enterprise Resource Planning) è un software che è nato proprio per le aziende di produzione classiche.

Se la tua azienda è un'azienda di produzione probabilmente sarai più interessato all'ERP Pathera. Oppure potresti essere interessato a delle personalizzazioni che migliorino alcuni aspetti del software per fare in modo che si adatti meglio alla tua attività.

Se invece la tua azienda è un'azienda di servizi probabilmente il tuo lavoro potrebbe migliorare con l'introduzione di un software gestionale pensato per la tua realtà.

Le aziende di servizi infatti sono molto eterogenee e per questo motivo difficilmente in commercio esistono dei gestionali adatti a queste realtà.

Esempi classici di aziende di servizi sono i broker: aziende cioé che offrono servizi di qualità tutto compreso.

Tutte le volte che un'azienda offre un servizio chiavi in mano girando le singole attività/servizi che offre a una rete di suoi fornitori ecco che si identifica un broker.

Un esempio potrebbe essere un'azienda edile che si limita a fare dei preventivi e a girare l'esecuzione dei singoli lavori a una rete di artigiani, un altro esempio potrebbe essere un'azienda di noleggio di barche conto terzi per effettuare vacanze in barca a vela, ecc.

In tutti questi casi il software è una parte integrante della qualità del servizio che si offre.

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