Hai acquistato un nuovo gestionale ERP per la tua azienda o magari stai pensando di acquistarlo.
Apparentemente ha tutte le funzionalità che ti servono e comunque il commerciale ti ha rassicurato: "in caso abbiamo un team che può personalizzare l'ERP esattamente come lo vuoi tu."
Ti fidi e lo acquisti.
Dove sta il problema?
Definizioni#
I produttori di ERP normalmente vendono il loro software nella versione "Standard". Si parla quindi di ERP Standard.
In alcuni casi, per alcuni ERP, è possibile richiedere lo sviluppo di personalizzazioni direttamente al produttore.
Esempio: l'ERP che ho acquistato è pensato per la vendita, ma io ho bisogno di gestire anche i noleggi. "Potete svilupparmi un modulo, una personalizzazione che implementi il processo del noleggio come avviene nella mia azienda?"
Oppure, l'ERP per fare la fattura mi richiede prima di inserire il preventivo, poi devo convertire il preventivo in un ordine e solo a quel punto posso convertire l'ordine in fattura. Ma io voglio la possibilità di creare subito la fattura.
"NON c'è problema, sviluppiamo una personalizzazione" ti dice il produttore dell'ERP.
Problema 1: le personalizzazioni sono costose#
Pensa per un momento di descrivere i processi della tua azienda in un file Word. In quante pagine riusciresti a descriverli?
In 20, 50, 100? Ai fini di questo esempio diciamo che in 100 pagine riesci a mapparli tutti o la maggior parte.
Adesso immagina di fare lo stesso esercizio, ma con la pretesa di descrivere i processi di tutte le aziende italiane, con tutte le variabili del caso. In questo caso dovresti scrivere un unico libro di 10'000 - 100'000 - 1'000'000 di pagine?
Immagina adesso di voler introdurre una variazione, una personalizzazione, in questo libro gigantesco senza invalidare tutto quello che già è stato scritto.
L'ERP è un software complesso come quel libro di un milione di pagine e la tua personalizzazione, per quanto piccola, deve essere coerente con quanto è già stato scritto e non deve rompere le logiche che sono state implementate.
Tu potresti dirmi: "va bene non c'è problema faccio l'investimento una volta di 20-30'000 euro per fare la personalizzazioni che mi servono e sono a posto".
Problema 2: riallineamenti a cadenza ogni 6-12 mesi#
Arriviamo al problema più spinoso. I riallineamenti.
Il produttore dell'ERP a cadenza regolare rilascia nuove versioni del suo software. Con nuove funzionalità, o con modifiche per aderire alle disposizioni di legge ad esempio in termini di contabilità.
La tua personalizzazione funzionerà ancora con il nuovo aggiornamento del software?
Di sicuro il produttore non effettua il testing di tutte le personalizzazioni che ha sviluppato (d'altronde la tua personalizzazione la usi solo tu).
Si concentra solo sull'ERP standard che va per la sua strada.
Potresti sempre non aggiornare l'ERP, dopotutto a te va bene come è adesso.
Piccolo problema. Le leggi cambiano e con esse gli adempimenti fiscali e di contabilità oltre al fatto che gli aggiornamenti possono correggere falle di sicurezza. Quindi NON puoi non aggiornare.
Ma se aggiorni devi sostenere altri costi per il riallineamento delle personalizzazioni. E questo si ripete almeno una volta all'anno.
Esiste una soluzione?#
Hai due opzioni.
Opzione 1: scegli un prodotto standard senza personalizzazioni e modifichi il tuo modo di lavorare per adattarti alle logiche stabilite dall'ERP. Se sei nel campo della produzione o del commercio potresti anche trovare un ERP che vada bene all'80%. Sono settori abbastanza standardizzati a differenza ad esempio del settore dei servizi.
Opzione 2: scegli un ERP o un prodotto standard solo per la contabilità. La contabilità è definita per legge. Quindi va benissimo usare un software di contabilità già pronto per gli aspetti fiscali e contabili.
A questo software a pacchetto (ne esistono vari TeamSystem, Zucchetti, ecc.) affianchi un software realizzato su misura e solo per la tua azienda.
Tale software mapperà i soli processi operativi specifici della tua realtà.
Se ripensi all'esempio del libro, questo software è paragonabile al libro da 100 pagine, scritto solo per il tuo caso specifico.
Inoltre, in alcuni casi, è possibile sviluppare delle integrazioni e quindi far dialogare il software che verrà creato su misura con il software di contabilità che hai scelto.
Se stai cercando una Software House che realizzi il tuo gestionale su misura, puoi contattarci. In Garda Informatica Realizziamo gestionali su misura in tempi rapidi grazie al META-Sviluppo RAPIDO.