Quale software scegliere per la tua azienda? La risposta giusta dipende dall'analisi del tuo caso specifico. Per questo motivo ti propongo 8 domande fondamentali che ognuno dovrebbe porsi prima di scegliere un nuovo software in azienda.
Ma prima un aneddoto.
A luglio 2018 LIDL, la famosa catena di supermercati, ha cancellato il progetto di passare al gestionale SAP dopo 7 anni di lavori e una spesa di 500 milioni di euro.
Non dico che la scelta del software sbagliato per la tua azienda avrà lo stesso effetto, ma di sicuro è una scelta importante.
La scelta del giusto software per la tua azienda è una decisione che avrà implicazioni importanti sul tuo lavoro, come minimo, per i prossimi 10-20 anni.
In Garda Informatica, lo sappiamo bene perché realizziamo Applicazioni Web per le Aziende.
Scegliere il giusto software ti farà risparmiare soldi e supporterà la crescita della tua azienda, una scelta sbagliata sarà un freno al tuo lavoro e alla tua produttività .
Rispondi alle prossime 8 domande per compiere la tua scelta consapevole.
Domanda 1: Sei appena partito?#
All'inizio i clienti sono pochi e il business non è ben definito, di conseguenza la registrazione delle informazioni legate alle attività svolte dall'azienda può essere fatta ad esempio su foglio Excel e con la creazione di documenti Word.
All'inizio questo modo di lavorare può andar bene. Le informazioni da gestire sono poche e le perdite di tempo dovute al copia-incolla dei dati sono sopportabili. Inoltre, con un team ridotto (tipicamente composto solo dai fondatori), all'inizio si demanda poco e quindi anche gli errori non sono molto frequenti.
Domanda 2: In che settore operi?#
- Produzione
- Commercio
- Servizi
Il settore dei servizi è il settore più delicato perché il servizio che offri è strettamente legato al software che usi. Il software è parte integrante del servizio che offri.
Dimenticanze e errori come impattano sulla qualità del tuo servizio?
Un software può supportare i tuoi processi aziendali ed aumentare la qualità del servizio che eroghi.
Domanda 3: I processi della tua azienda sono innovativi?#
In realtà ogni azienda ha dei flussi di lavoro o delle particolarità che la rendono innovativa rispetto alle altre. Si tratta di capire se nella tua azienda ci sono dei processi innovativi che beneficerebbero di un software su misura.
Ad esempio la contabilità è un settore normato per legge. Non puoi innovare più di tanto e quindi un software di contabilità classico va bene.
Qualsiasi altro settore invece è più libero e quindi c'è più margine di miglioramento.
Domanda 4: Puoi far fare parte del lavoro ai tuoi clienti rendendoli più felici?#
Hai presente quando vai al supermercato e ci sono le casse normali e le casse self-service o veloci?
A me capita di vedere che anche se ci sono delle cassiere che non stanno lavorando, comunque alcune persone vanno lo stesso alla cassa self-service.
In qualche modo le persone pensano che fare da sé sia meglio.
Puoi approfittare di questo comportamento anche tu?
In molti settori l'inserimento delle richieste e degli ordini dei clienti nel gestionale viene fatto dalle segretarie che ricevono la richiesta via email o al telefono.
Hai mai pensato di fare invece una applicazione web "self-service" che permetta ai tuoi clienti di inserire in autonomia le loro richieste?
Domanda 5: Sei disposto a modificare i tuoi processi aziendali?#
Se la risposta è sì, puoi scegliere un software già pronto per il tuo settore e adeguarti al modo di lavoro che ti impone.
Un po' come quando lavori in un Franchising e il software te lo fornisce la casa madre.
Se la risposta è no, ad esempio perché la tua unicità è proprio legata ai tuoi processi aziendali, allora devi optare per un software realizzato su misura.
Eventualmente solo per i processi più importanti della tua azienda (i processi "core"). Non devi per forza avere un software su misura che copra tutte le attività che svolgi, ma magari solo quelle più particolari.
Domanda 6: Il tuo settore è rimasto indietro a livello tecnologico?#
Alcuni segnali per capirlo. Se i software del tuo settore sono i classici software da installare sul PC, ci sono buone probabilità che il tuo settore sia rimasto indietro. Se invece nel tuo settore esistono già delle soluzioni web allora potrebbero essere buone.
Altra domanda. Il software che decidi di adottare oggi ti permetterà di abbracciare il cambiamento domani per essere un passo avanti rispetto ai tuoi concorrenti? Oppure vai dove ti porta il produttore del software?
Domanda 7: Puoi sfruttare l'inserimento di dati sul campo?#
In molti settori i tecnici sul campo compilano delle schede e delle check-list che poi vengono date alle segretarie che le trascrivono nel gestionale aziendale.
Esempio il tecnico della caldaia arriva, fa la sua manutenzione, compila un verbale che poi riporta in azienda e la segretaria emette la fattura sulla base delle attività che ha svolto il tecnico.
Con il giusto software potresti fornire i tuoi tecnici di un tablet e far digitare direttamente sul tablet i dati di interesse, saltando il passaggio della trascrizione e dando anche una percezione di professionalità maggiore al cliente.
Domanda 8: Vuoi integrarti con sistemi terzi?#
Infine l'ultima domanda. Il tuo software si deve integrare con altri sistemi?
Esempio, sistemi di pagamento come PayPal o gateway di pagamento per accettare il pagamento con carta di credito direttamente dal web. Oppure corrieri espresso come UPS, GLS, BRT. Oppure servizi per l'invio di SMS o di messaggi Whatsapp.
L'integrazione con un altro sistema evita il copia-incolla manuale dei dati.
Ricapitolando#
- Se sei all'inizio della tua attività Excel e Word affiancati con un software per fare le fatture vanno più che bene.
- Software già pronto a pacchetto. Va bene se i tuoi processi aziendali sono standard. Es. software ERP per la produzione.
- Software realizzato su misura. Per i flussi operativi innovativi e differenzianti della tua azienda.
Spero di essere riuscito farti capire che la scelta di un nuovo software va ponderata bene e a seconda del caso può essere indicato un software a pacchetto oppure in alcune circostanze meglio far sviluppare un software su misura.
In Garda Informatica ci rivolgiamo alle aziende che si trovano in questo secondo caso e Realizziamo gestionali su misura in tempi rapidi grazie al META-Sviluppo RAPIDO.