Sviluppo software

Robotic Process Automation (RPA) applicata al Frontoffice: come lavorare in modo intelligente

Utilizzando dei software sviluppati su misura è possibile semplificare le attività manuali e ripetitive tra cui la compilazione di verbali, la creazione di preventivi, la generazione di attestati, ecc.

Generalmente per il front-office si parla di software bot presidiati. Il termine presidiati si riferisce al fatto che tali software vengono azionati dall'utente, ma ne moltiplicano gli effetti. Un po' come una leva moltiplica la forza di un uomo, allo stesso modo questi software moltiplicano la produttività.

Vediamo dei casi reali in cui abbiamo applicato la metodologia della Robotic process automation (RPA) per automatizzare dei processi di front-office che prima facevano sprecare un sacco di tempo ai nostri clienti.

Prima però, un rapido ripasso per chi non sa cos'è la RPA.

Cos'è l'automazione robotica dei processi#

L'automazione robotica dei processi (in inglese Robotic Process Automation o RPA ) è una metodologia che consiste nell'identificare quali attività ripetitive e meccaniche svolgono i dipendenti con l'obiettivo di automatizzarle utilizzando degli appositi software.

Il beneficio è che si liberano ore preziose dei propri collaboratori che possono essere destinate a svolgere compiti mentalmente più complessi che richiedono una mente umana, demandando a dei software robot lo svolgimento delle attività ripetitive di scarso valore.

Grazie a questi software è quindi possibile:

  • tagliare i costi operativi,
  • ridurre gli errori umani,
  • aumentare la produttività e la competitività,
  • aumentare i margini della propria azienda.

Caso studio 1: Compilazione verbale e checklist con la RPA#

Abbiamo applicato la Robotic Process Automation ad un'azienda che si occupa di noleggio e manutenzione di piattaforme aeree e carrelli elevatori.

Problema

Ogni tecnico giornalmente svolgeva le operazioni di revisione e manutenzione dei carrelli elevatori compilando un verbale cartaceo. Questo verbale doveva poi essere scansionato e archiviato nel gestionale aziendale. Alcuni dati inoltre erano trascritti manualmente dalle segretarie perché servivano per fare la fatturazione di fine mese. L'attività di scansione e trascrizione manuale dei verbali rubava il tempo equivalente di una segretaria 8 ore al giorno. Inoltre il responsabile del controllo qualità periodicamente identificava degli errori di compilazione nei verbali.

Soluzione

Abbiamo sviluppato una App per smartphone nella quale i tecnici inseriscono i dati del verbale. La App si collega al gestionale aziendale, recupera gli ordini di lavoro e aiuta il tecnico a seguire il giusto workflow (flusso di lavoro) per ciascun modello di piattaforma area. Sullo schermo vengono presentati solo i campi che vanno compilati e, in base alle risposte che vengono date, cambiano di volta in volta le richieste di informazioni e le possibilità tra cui scegliere. Inoltre non c'è più l'attività di scansione in PDF e trascrizione. Il dato nasce all'origine già in forma digitale.

Risultato

Dopo aver implementato la App, l'azienda ha eliminato la carta dei verbali e con essa diverse ore giornaliere passate dalle segretarie a scansionare e trascrivere dati. Il responsabile del controllo qualità ha potuto confermare una diminuzione drastica degli errori nella compilazione dei verbali.

Caso studio 2: Preventivazione rapida con la RPA#

In questo caso abbiamo automatizzato il flusso di lavoro di una azienda specializzata nella riparazione delle auto danneggiate dalla grandine. I clienti di tale azienda sono le compagnie assicurative che coprono i danni da grandine. A seconda di dove si verifica il fenomeno atmosferico, di volta in volta l'azienda deve interfacciarsi a compagnie assicurative diverse: Italiane, Francesi, Tedesche, ecc.

Problema

Avendo a che fare con compagnie assicurative ogni lavoro deve prima essere preventivato in modo preciso e documentato con fotografie. Vanno quindi riportati il numero di bolli (danni sulla carrozzeria), il diametro, la posizione (cofano, parafango dx, sx, ecc.), le attività svolte come ad esempio sostituzione, riverniciatura, ecc.

Quando un fenomeno atmosferico colpisce una zona, di punto in bianco c'è un'esplosione di lavoro che richiede tempi brevissimi per produrre una grande quantità di preventivi. Fare le fotografie con il cellulare, trasferirle sul PC, fare il preventivo dettagliato nella lingua della compagnia assicurativa e mandarlo per email richiedeva un mucchio di tempo.

Soluzione

Abbiamo sviluppato una web app specifica per questo compito. Quindi la Web App consente direttamente dal cellulare di caricare le fotografie, indicare il n° di bolli, la posizione e spuntare le lavorazioni necessarie. Al termine viene prodotto e inviato il PDF via email già nella lingua scelta (Italiano, Inglese, Francese, Tedesco).

Risultato

Quando si verifica un evento atmosferico, una squadra di carrozzieri specializzati si reca sul posto e in parallelo, ciascuno usando la web app, genera i preventivi in modo assistito. I carrozzieri non vedono e non specificano i prezzi, perché questi sono già presenti nei listini inseriti dall'amministrazione nel software. Quindi in breve si sbrigano tutti i preventivi e si può passare a lavorare sulle carrozzerie.

Come possiamo aiutarti#

In Garda Informatica sviluppiamo software che automatizzano i processi delle aziende liberando i dipendenti dallo svolgere attività ripetitive di scarso valore.

Possiamo supportarti nell'identificare i colli di bottiglia che limitano la crescita della tua azienda e possiamo sviluppare la soluzione software che automatizzi i tuoi processi ripetitivi.

Per maggiori informazioni puoi consultare la pagina Sviluppo software su misura oppure puoi chiederci un preventivo.

Autore: Giovanni Chiodi
Senior software developer con più di 10 anni di esperienza nello sviluppo di soluzioni web based, enterprise, su misura. Dal 2011 socio fondatore di Garda Informatica Snc condivide questa avventura col fratello Lorenzo.

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