Sviluppo software

Robotic Process Automation (RPA): come diminuire il numero di telefonate, email e rendere felici i clienti

Uno dei casi d'uso più efficaci della Robotic Process Automation (RPA) è lo sviluppo di portali per l'erogazione di servizi in modalità self-service. I clienti dell'azienda si collegano all'area riservata del portale aziendale e inseriscono gli ordini di lavoro (es. fogli d'ingresso, richieste di ritiro, spedizioni, ecc.) oppure scaricano le informazioni di interesse in autonomia (es. verbali, risultati delle analisi, ecc.).

Utilizzando dei software sviluppati su misura è possibile semplificare la vita dei clienti consentendo a ciascuno di interfacciarsi in modalità self-service con i servizi offerti dall'azienda, come e quando vuole.

Vediamo dei casi reali in cui abbiamo applicato la metodologia della Robotic process automation (RPA) per tagliare il numero di email inviate e ricevute che giornalmente rubano il tempo di chi le scrive e di chi le legge.

Prima però, un rapido ripasso per chi non sa cos'è la RPA.

Cos'è l'automazione robotica dei processi#

L'automazione robotica dei processi (in inglese Robotic Process Automation o RPA ) è una metodologia che consiste nell'identificare quali attività ripetitive e meccaniche svolgono i dipendenti con l'obiettivo di automatizzarle utilizzando degli appositi software.

Il beneficio è che si liberano ore preziose dei propri collaboratori che possono essere destinate a svolgere compiti mentalmente più complessi che richiedono una mente umana, demandando a dei software robot lo svolgimento delle attività ripetitive di scarso valore.

Grazie a questi software è quindi possibile:

  • tagliare i costi operativi,
  • ridurre gli errori umani,
  • aumentare la produttività e la competitività,
  • aumentare i margini della propria azienda.

Caso studio 1: Preventivi self-service con la RPA#

Abbiamo applicato la Robotic Process Automation ad un produttore di resine per pavimenti e rivestimenti. I clienti dell'azienda sono imprese edili, studi di architettura e geometri che sempre più spesso scelgono queste resine al posto delle classiche piastrelle.

Problema

Data la novità di queste resine, per le imprese edili risultava complicato calcolare i costi di una realizzazione con questi prodotti. Consultare le schede dei consumi, il listino e calcolare il numero corretto di confezioni per giungere al costo di acquisto dei materiali era complicato.

Di conseguenza i clienti desistevano dal calcolare in autonomia i costi e subissavano l'azienda di richieste di preventivo via telefono e email.

Considerando che il produttore vende le sue resine in tutta Europa, i preventivi andavano tradotti nella lingua del cliente.

Soluzione

Abbiamo sviluppato una Web App configuratore che consente ai clienti di calcolare in autonomia il preventivo in modo istantaneo, dove e quando vogliono.

Con un flusso guidato l'utente sceglie il prodotto, la colorazione, la realizzazione, inserisce i mq e il sistema calcola il preventivo esatto indicando: gli articoli da acquistare, il numero di confezioni e i prezzi.

Inoltre il software è in grado di calcolare il numero e formato delle confezioni che minimizza la spesa.

Risultato

I clienti sono contenti perché non devono più aspettare che le segretarie rispondano alle richieste di preventivo, inoltre possono confrontare ipotesi alternative di realizzazione e sapere subito quanto costa ciascuna.

L'azienda dal canto suo ha tagliato il volume di email e il numero di preventivi che prima andavano fatti a mano.

Caso studio 2: Spedizioni, ritiri e tracking self-service con la RPA#

In questo caso abbiamo reso self-service i servizi di un'azienda di spedizioni.

Problema

Prima del nostro intervento i clienti telefonavano all'azienda o scrivevano email per richiedere la spedizione di colli.

Lo scenario era più o meno il seguente:

  • prima email dove il cliente dice che vuole fare una spedizione,
  • i dati per fare la spedizione non sono completi quindi email di risposta in cui si chiedono i dati mancanti,
  • altra email con i dati richiesti,
  • telefonata del cliente che avvisa che ha dimenticato di dire che vuole la consegna con contrassegno.
  • ecc.

Grossomodo ogni spedizione prima di essere inserita correttamente nel gestionale richiedeva lo scambio di almeno due email oltre alle telefonate.

Soluzione

Abbiamo sviluppato un portale web (l'area clienti) che espone tutti i servizi dello spedizioniere. In questo modo il cliente può:

  • inserire spedizioni vedendo subito a video le opzioni disponibili e i prezzi. Il sistema inoltre fa già delle verifiche di correttezza sugli indirizzi, cap, ecc.
  • inserire richieste di ritiro.
  • consultare il tracking delle spedizioni.
  • scaricare le copie di cortesia delle fatture.
  • scaricare e stampare i listini dei servizi.

Tutti i dati presenti nel portale vengono poi sincronizzati in automatico con il gestionale interno dell'azienda.

Risultato

La maggior parte dei clienti ha apprezzato la piattaforma self-service e chiama o manda email solo per esigenze particolari.

L'azienda dal canto suo ha tagliano le perdite di tempo dovute a richieste e informazioni incomplete. Le spedizioni "nascono" già inserite nel gestionale e l'azienda può dedicarsi alla parte operativa di lavorazione delle spedizioni.

Come possiamo aiutarti#

In Garda Informatica sviluppiamo software che automatizzano i processi delle aziende liberando i dipendenti dallo svolgere attività ripetitive di scarso valore.

Possiamo supportarti nell'identificare i colli di bottiglia che limitano la crescita della tua azienda e possiamo sviluppare la soluzione software che automatizzi i tuoi processi ripetitivi.

Per maggiori informazioni puoi consultare la pagina Sviluppo software su misura oppure puoi chiederci un preventivo.

Autore: Giovanni Chiodi
Senior software developer con più di 12 anni di esperienza nello sviluppo di soluzioni web based, enterprise, su misura. Dal 2011 socio fondatore di Garda Informatica Snc condivide questa avventura col fratello Lorenzo.

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