Per rispondere a questa domanda bisogna aver chiaro come funziona un'azienda.
Un'azienda svolge una serie di attività con lo scopo di creare un profitto. Ogni attività svolta da un'azienda prevede l'annotazione di informazioni, la produzione di documenti e l'esecuzione dell'attività stessa. Più attività svolte una dopo l'altra danno vita a un flusso di lavoro.
Per fare un esempio, un flusso tipico di un'azienda di produzione è composto dalle seguenti attività:
- un cliente richiede la fornitura di una certa quantità di prodotto;
- l'azienda recupera il prodotto dal magazzino;
- l'azienda consegna il prodotto al cliente;
- l'azienda emette la fattura di vendita al cliente;
Il flusso precedente è chiamato spesso ciclo attivo o ciclo delle vendite. In modo simile e speculare esiste il ciclo passivo o degli acquisti.
Come è facile intuire ogni attività per essere svolta nel modo giusto necessita di ricevere una serie di informazioni in ingresso e produrre una serie di informazioni in uscita.
Nell'esempio precedente, per decidere quanti prodotti prelevare dal magazzino, è necessario conoscere i dati dell'ordine del cliente e sapere la giacenza di magazzino per gli articoli che si devono prelevare. Inoltre, una volta prelevati gli articoli, è necessario registrare che questi non sono più presenti. Se a seguito del prelievo, la scorta dell'articolo è scesa sotto una certa soglia si potrebbe decidere di avviare la produzione. Una volta prelevato il prodotto per consegnarlo al cliente, potrebbe essere necessario recuperare l'informazione sull'indirizzo della sede del cliente a cui spedire la merce.
Come è facile intuire le informazioni da raccogliere e aggiornare diventano ben presto molte e per svolgere ogni attività è necessario recuperarle velocemente. Deve cioè essere possibile effettuare delle ricerche per rispondere a delle domande, es:
- qual è la sede del cliente?
- qual è la giacenza di magazzino dell'articolo?
- qual è il prezzo di vendita dell'articolo?
- ecc.
Tutti questi dati potrebbero essere registrati su carta, ma ciò renderebbe lenta la loro ricerca e tutte le operazioni a loro collegate. Ad esempio per emettere una fattura si dovrebbero ricercare a mano i dati del cliente e ricopiarli sulla fattura facendo attenzione a non commettere errori.
Ben presto il tempo dedicato a sbrigare queste attività accessorie supererebbe il tempo di svolgimento della reale attività oggetto del business.
Il compito del software gestionale è quello di semplificare e velocizzare lo svolgimento di queste attività accessorie.
Quindi ricapitolando si può dire che un software gestionale è uno strumento che ha il compito di semplificare e velocizzare la rilevazione dei dati legati alle attività svolte da un'azienda con l'obiettivo di fornire risposte necessarie ad altre attività in tempi rapidi.
Perché il software gestionale sia funzionale all'azienda devono essere vere le seguenti affermazioni:
- il software gestionale deve consentire di rilevare in modo semplice e veloce i dati di ogni attività. Ad esempio si potrebbero usare delle interfacce touch screen posizionate direttamente nel luogo di produzione per consentire la rilevazione dei dati direttamente sul campo. Oppure si potrebbe decidere di utilizzare dei lettori di codici a barre per inserire più velocemente e con meno errori i dati di interesse.
- il software gestionale deve permettere di recuperare in modo veloce e facile i dati di interesse. Devono quindi essere presenti strumenti di navigazione che permettano di ricercare le informazioni in modo piatto (es. ricerca libera nella descrizione degli articoli), gerarchico (es. partendo da un cliente a cascata visualizzare tutti i suoi ordini, tutte le fatture che sono scaturite da ordini ecc.), aggregato (es. visualizzare il cliente più redditizio, il fatturato del mese scorso, ecc.) o statistico (visualizzare il prodotto più acquistato, visualizzare l'accessorio più richiesto da una classe di clienti, ecc.).
- il software gestionale deve convertire i dati e le informazioni in modo rapido. Ad esempio deve essere facile convertire un ordine in una fattura. Oppure deve essere possibile richiamare sulla testata di una fattura i dati del cliente dall'anagrafica, senza doverli reinserire ogni volta.
- il software gestionale deve prevenire e segnalare gli errori. Ad esempio deve avvisare l'utente quando l'IBAN, la partita IVA o il codice fiscale di un cliente non è valido, oppure quando la fattura che si sta salvando non ha righe ecc.
- il software gestionale deve fornire delle procedure di importazione ed esportazione dati. Ad esempio deve essere possibile esportare i flussi RiBa da importare sulle banche o importare gli esiti RiBA dei pagamenti ecc.
- il software gestionale deve adattarsi come un guanto ai flussi di lavoro, alle attività e al loro cambiamento nel tempo. La terminologia usata dal software e la sua strutturazione deve essere uguale a quella dell'azienda. Ogni aspetto dell'azienda come ad esempio la logistica, il magazzino, la produzione, la distribuzione, le vendite, i rapporti tra i clienti e i fornitori e gli acquisti deve essere coperto e supportato dal software. Questo comporta che ci deve essere tutto ciò che serve, ma nulla di più. Le funzionalità inutili creano confusione, rallentano il proprio lavoro e sono causa di errori.
- il software gestionale deve essere specifico. Un software di gestione magazzino non andrà bene per uno studio legale. Il software per un corriere espresso sarà diverso da un software per la produzione di manufatti, ecc.
- il software gestionale deve essere integrato. Questo aggettivo nel campo dei software gestionali ha un significato molto importante. Vuol dire che le informazioni risiedono in un unico punto logico e non sono duplicate e sparpagliate. Ad esempio tutti i dati di un cliente stanno sull'anagrafica clienti e non sono sparpagliati. Tutte le persone di un'azienda quando modificano o aggiornano i dati di un cliente lo fanno solo nell'anagrafica clienti in modo che chiunque veda i dati giusti in un solo punto.
- il software gestionale deve essere multiutente. Più utenti contemporaneamente possono utilizzarlo per svolgere le loro diverse attività. Ad esempio l'impiegata dell'amministrazione deve poter svolgere le sue attività contabili, mentre l'operaio sul campo inserisce le sue attività e i tempi in modo indipendente.
- il software gestionale deve essere ubiquo e multidispositivo. Ad esempio il manager mentre è in viaggio deve poter collegarsi alla parte analitica del gestionale e visualizzare quali sono le prospettive. Il commerciale di vendita deve poter consultare al volo su ipad il gestionale per vedere i listini e deve poter inserire gli ordini direttamente quando è presso il cliente. L'addetto alla produzione deve vedere in tempo reale comparire gli ordini per poter decidere di dare avvio alla produzione.
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