Una cooperativa sociale che eroga servizi gratuiti in convenzione con numerosi enti pubblici aveva la necessità di dotarsi di un gestionale unico, in grado di coordinare in modo strutturato anagrafiche, operatori, utenti dei servizi, commesse, contratti, ore erogate e aspetti economici.
La cooperativa gestisce un'offerta articolata di servizi sociali, educativi e assistenziali, tra cui:
- DSA
- Prescrittura
- Doposcuola Primaria
- Doposcuola Secondaria di I Grado
- Terapia ABA
- Psicoterapia
- Logopedia
- Attività ludico-ricreative
- Servizio di Assistenza Domiciliare
- Servizio di Educativa Domiciliare
- Assistenza all'Autonomia e alla Comunicazione
La sfida non era quindi semplicemente "digitalizzare" alcune attività, ma costruire uno strumento gestionale capace di riflettere i processi reali della cooperativa, le relazioni tra enti, utenti, operatori e servizi e le specifiche logiche amministrative ed economiche delle commesse.
La richiesta: un software realmente su misura, ma senza i tempi di un progetto sviluppato da zero#
La cooperativa aveva bisogno di un sistema personalizzato, perché i normali software gestionali a pacchetto non erano in grado di adattarsi in modo naturale alle sue esigenze operative.
Allo stesso tempo, affrontare il progetto come un normale sviluppo software completamente da zero avrebbe comportato tempi e costi difficilmente compatibili con le necessità del cliente.
Per questo progetto abbiamo applicato il nostro approccio META-Sviluppo RAPIDO: un framework progettato specificamente per lo sviluppo di software gestionali cloud, che integra una libreria di componenti, funzionalità e moduli riutilizzabili e facilmente adattabili.
Il risultato è un equilibrio tra due modelli apparentemente opposti:
non un software standard da personalizzare, perché il gestionale viene progettato sulle esigenze effettive del cliente;
non uno sviluppo completamente da zero, perché la base tecnologica e funzionale del framework permette di riutilizzare componenti già collaudati e di ridurre drasticamente i tempi di realizzazione.
Il risultato: un ERP cloud sviluppato in un solo mese#
Grazie a META-Sviluppo RAPIDO, il gestionale è stato sviluppato in 1 mese, integrando in un unico ambiente le principali aree operative e amministrative della cooperativa.
Il sistema consente di gestire in modo centralizzato:
- utenti e autorizzazioni;
- clienti ed enti;
- catalogo dei servizi;
- utenti/beneficiari dei servizi sociali e assistenziali;
- operatori e collaboratori;
- contratti degli operatori;
- paghe e documentazione;
- commesse e contratti con i clienti;
- servizi previsti nelle singole commesse;
- ore effettivamente erogate;
- tariffe, costi, fatturato e utile;
- scadenze e stato dei contratti;
- esportazioni dei dati in Excel/CSV;
- storico delle modifiche e attività degli utenti.
In questo modo informazioni che spesso vengono gestite tramite fogli Excel, documenti separati e applicazioni differenti confluiscono in un unico sistema strutturato.
Un'anagrafica completa e collegata ai processi#
Il gestionale parte da una base anagrafica strutturata, fondamentale per evitare duplicazioni e rendere coerenti tutti i moduli applicativi.
Sono presenti gli archivi dei clienti, degli operatori e degli utenti dei servizi, collegati tra loro in funzione delle attività svolte.
Per i clienti vengono gestiti dati identificativi e fiscali, contatti, PEC, informazioni geografiche e dati necessari alla fatturazione elettronica.
Per gli operatori il sistema gestisce non soltanto i dati anagrafici e professionali, ma anche contratti, tariffe, retribuzioni e documentazione.
Gli utenti dei servizi rappresentano invece i beneficiari delle attività della cooperativa e possono essere associati ai relativi servizi, agli operatori responsabili, agli assistenti sociali e agli enti di riferimento.
La struttura relazionale permette quindi di seguire il percorso completo dell'attività, dall'anagrafica fino all'erogazione del servizio.
Gestione di ruoli e permessi#
Trattandosi di un sistema utilizzato da più persone con responsabilità differenti, particolare attenzione è stata dedicata alla gestione degli accessi.
Il gestionale prevede utenti autenticati e ruoli configurabili con specifici permessi, consentendo di stabilire quali funzioni e dati siano accessibili ai diversi profili.
Le attività vengono inoltre tracciate attraverso informazioni di audit, come utente, data e numero di aggiornamento, così da mantenere una maggiore tracciabilità delle modifiche effettuate.
Dalla commessa alle ore erogate#
Una delle aree più significative del progetto riguarda la gestione dei contratti e delle commesse.
Ogni contratto con un ente o cliente può essere associato a uno specifico servizio e può contenere:
- periodo di validità;
- tariffe;
- CIG e CUP;
- informazioni sui fondi;
- servizi previsti;
- operatori assegnati;
- ore settimanali previste;
- ore effettivamente erogate.
Il sistema non si limita quindi a registrare informazioni, ma supporta concretamente il processo operativo.
Per ciascun servizio previsto è possibile indicare l'operatore incaricato, il periodo di attività, le ore previste e le relative tariffe.
Successivamente vengono registrate le ore effettivamente erogate, permettendo di confrontare quanto pianificato con quanto realmente svolto.
Calcoli automatici: meno attività manuali e maggiore controllo#
Una delle caratteristiche più importanti del gestionale è l'automazione di numerosi calcoli.
A partire dalle ore e dalle tariffe configurate, il sistema aggiorna automaticamente gli importi relativi a:
- valore della prestazione per il cliente;
- costo per la cooperativa;
- retribuzione dell'operatore;
- utile della commessa.
Anche la pianificazione viene automatizzata: in base alle settimane previste il sistema può determinare le ore complessive e la relativa data di fine previsione.
Le modifiche a contratti, servizi previsti e ore erogate comportano il ricalcolo degli importi, mantenendo aggiornato il quadro economico della commessa.
Questo riduce significativamente la necessità di elaborazioni manuali e rende più immediata la lettura della situazione economica.
Controllo di scadenze e anomalie#
Il gestionale incorpora inoltre diverse logiche automatiche per aiutare gli operatori a mantenere sotto controllo le situazioni che richiedono attenzione.
Per esempio, lo stato dei contratti viene determinato dinamicamente in base alle date, evidenziando condizioni come: Normale, In scadenza o Scaduto.
Lo stesso approccio viene utilizzato nella gestione dei contratti degli operatori, con controlli sulla validità delle date e sull'esistenza di un contratto attivo.
Sono inoltre presenti controlli che impediscono incoerenze, come una data di inizio successiva alla data di fine, e meccanismi che mantengono consistenti i dati durante duplicazioni e aggiornamenti.
Un gestionale costruito intorno al lavoro quotidiano#
Un elemento distintivo del progetto è che le funzionalità non sono state aggiunte come semplici "schermate", ma sono state organizzate attorno ai flussi di lavoro della cooperativa.
Ad esempio, l'operatore può partire dall'anagrafica del beneficiario, verificare il servizio assegnato, individuare il professionista responsabile, risalire alla commessa di riferimento e arrivare fino alle ore erogate e agli importi associati.
Le relazioni tra le diverse aree del sistema permettono quindi di ottenere una visione integrata dell'attività, riducendo il rischio di informazioni duplicate o non allineate.
Sono inoltre disponibili funzionalità di esportazione Excel/CSV per gli archivi in cui questa esigenza è particolarmente rilevante.
Il valore del META-Sviluppo RAPIDO#
Questo progetto rappresenta bene il motivo per cui abbiamo creato il META-Sviluppo RAPIDO.
Per realizzare un gestionale come questo è necessario sviluppare numerose funzionalità trasversali: autenticazione, ruoli e permessi, anagrafiche, relazioni tra archivi, validazioni, gestione delle scadenze, audit, esportazioni, calcoli automatici e molto altro.
Con un approccio tradizionale, ogni progetto dovrebbe ripartire da queste fondamenta.
Con META-Sviluppo RAPIDO, invece, una parte significativa di queste funzionalità è già disponibile all'interno del nostro framework sotto forma di componenti e moduli riutilizzabili e adattabili.
Questo ci permette di concentrare il tempo di sviluppo su ciò che rende davvero unico il progetto: le esigenze specifiche del cliente e i suoi processi di lavoro.
Il vantaggio non è quindi soltanto sviluppare più velocemente, ma poter offrire contemporaneamente:
personalizzazione reale + tempi di sviluppo ridotti + funzionalità gestionali già collaudate.
Un mese per trasformare processi complessi in un unico sistema#
Il progetto dimostra come un gestionale cloud su misura non debba necessariamente richiedere mesi di sviluppo.
Grazie all'approccio META-Sviluppo RAPIDO, in un solo mese è stato possibile realizzare un ERP completo e fortemente personalizzato, capace di mettere in relazione anagrafiche, servizi, operatori, utenti, commesse, contratti, ore e valori economici.
Per la cooperativa significa avere uno strumento unico per gestire il proprio lavoro quotidiano, con meno attività manuali, maggiore controllo sui dati e una visione più chiara dell'intero processo di erogazione dei servizi.
Questo è il punto di forza del nostro approccio: sviluppare realmente su misura, ma senza imporre al cliente i tempi e i costi di uno sviluppo completamente da zero.
In sintesi#
- Settore: Cooperazione sociale e servizi socio-assistenziali
- Tipologia: Gestionale ERP cloud su misura per la gestione di servizi, utenti, operatori, commesse e contratti
- Tempo di sviluppo: 1 mese
- Approccio: META-Sviluppo RAPIDO, con framework e componenti/moduli riutilizzabili e adattabili
- Aree coinvolte: Anagrafiche, utenti e servizi, operatori e contratti, gestione commesse, pianificazione ed erogazione delle ore, controllo economico, ruoli e permessi, audit, esportazione dati