Un'azienda specializzata in logistica, trasporto d'arte e gestione delle collezioni aveva la necessità di integrare in un unico sistema tutte le attività legate alla gestione di preventivi, pratiche, trasporti, opere, colli, magazzino, fornitori e fatturazione.
Il contesto operativo era particolarmente articolato: il software doveva supportare attività rivolte a Istituzioni Pubbliche, Fondazioni, Restauratori, Gallerie, Case d'Asta, Collezionisti Privati e Agenti Esteri, gestendo contemporaneamente aspetti logistici, economici, amministrativi e documentali.
La risposta è stata la realizzazione di un ERP cloud sviluppato realmente su misura, completato in soli 3 mesi di sviluppo.
La sfida#
Nel settore del trasporto e della logistica di opere d'arte, ogni commessa può presentare caratteristiche molto diverse: numero e tipologia delle opere, dimensioni e peso dei colli, imballaggi specializzati, trasporti nazionali o internazionali, sub-vettori, trasferte del personale, attività operative e documentazione specifica.
A questo si aggiungono gli aspetti amministrativi: preventivazione, gestione di IVA e pagamenti, fatturazione elettronica, documenti per la Pubblica Amministrazione, controllo dei fornitori e produzione della documentazione necessaria alle attività operative.
L'obiettivo non era quindi introdurre un semplice programma gestionale, ma costruire uno strumento aderente ai processi reali dell'azienda, capace di accompagnare ogni commessa dall'offerta iniziale fino alla conclusione e alla successiva gestione amministrativa.
La soluzione: un ERP progettato sul processo aziendale#
Abbiamo sviluppato una piattaforma gestionale cloud che unifica i principali processi aziendali all'interno di un unico flusso.
Il cuore del sistema è il collegamento tra:
Preventivo → Pratica → Operatività → Magazzino → Fatturazione
Questo permette di trasformare i dati inseriti durante una fase del processo negli elementi necessari alla fase successiva, evitando il più possibile duplicazioni e reinserimenti manuali.
Il gestionale comprende, tra le altre, anagrafiche di clienti e fornitori, mezzi di trasporto, costi di trasferta, articoli e servizi, tipologie di imballaggio, valute, aliquote IVA e modalità di pagamento. Sono inoltre presenti controlli e configurazioni specifiche per la fatturazione elettronica italiana.
Preventivi costruiti in base alla singola commessa#
Uno degli elementi centrali del progetto è il modulo di preventivazione, progettato per gestire la grande varietà di servizi necessari nel trasporto di opere d'arte.
Le righe del preventivo possono rappresentare, ad esempio:
- trasporto con mezzi propri;
- allestimenti;
- sub-vettori nazionali o esteri;
- trasporto aereo;
- righe manuali;
- sconti.
Il sistema calcola automaticamente i costi relativi a personale, mezzi e trasferte, applica i ricarichi configurati e determina il totale netto della singola voce. I dati vengono inoltre utilizzati per il ricalcolo complessivo di sconti, IVA, emissioni di CO2 e costi di lavoro. Il preventivo può così diventare il punto di partenza dell'intera gestione della commessa, invece di essere un documento isolato.
Gestione di opere, colli e imballaggi#
Per un'azienda che opera nel trasporto di opere d'arte, la gestione della componente fisica della spedizione è fondamentale.
Il software consente di registrare le opere e i colli.
Il sistema calcola automaticamente il peso tassato, scegliendo il maggiore tra peso reale e volumetrico, e permette di importare in batch da Excel/CSV i dati relativi a colli e opere.
Sono inoltre presenti tipologie di imballaggio specificamente pensate per il settore museale e artistico, tra cui casse e dispositivi dedicati al monitoraggio della movimentazione.
Dalla preventivazione alla pratica operativa#
Una delle logiche più importanti del gestionale è la continuità tra area commerciale e area operativa.
Dal preventivo è possibile generare la pratica, portando con sé le informazioni necessarie alla gestione della spedizione. La pratica diventa quindi il documento operativo centrale, nel quale convergono informazioni logistiche, anagrafiche ed economiche e attraverso il quale viene seguito lo stato di avanzamento della commessa.
Le singole righe della pratica riprendono la struttura del preventivo e continuano a gestire in modo automatico costi, ricarichi, trasferte, sconti, IVA ed emissioni di CO2.
Questo consente di mantenere il collegamento tra quanto preventivato e quanto effettivamente realizzato.
Pianificazione delle attività operative#
Il gestionale integra anche una gestione strutturata delle attività della commessa.
Le attività possono riguardare sia processi interni - come preparazione documentale, pratiche doganali e prenotazioni - sia attività esterne, come trasporti, allestimenti e pernottamenti.
Per ogni attività vengono gestiti assegnatario, stato, scadenze e data di servizio. Il sistema aggiorna automaticamente alcuni stati in base all'assegnazione e calcola la percentuale di completamento della pratica in funzione delle attività concluse. Le attività possono inoltre essere copiate da un modello.
Magazzino e tracciabilità dei colli#
La gestione dei colli non si ferma alla fase di spedizione.
Il sistema tiene traccia dei movimenti di magazzino, registrando carichi e scarichi e aggiornando automaticamente la giacenza dei singoli colli. In presenza di una giacenza anomala viene inoltre generato un warning.
Le liste di magazzino permettono di organizzare le operazioni di CARICO e SCARICO, associando uno o più colli e mantenendo aggiornato automaticamente il numero dei colli presenti in ciascuna lista.
In questo modo, anche la componente fisica della logistica entra nello stesso sistema informativo della commessa.
Documenti operativi generati automaticamente#
Il gestionale automatizza anche la produzione della documentazione necessaria alla gestione delle attività.
A partire dai dati delle pratiche e dei colli il sistema può generare documenti quali:
DDT, CMR, schede prestatore e piani di servizio, utilizzando template Word e PDF e gestendo automaticamente la numerazione dei documenti. I piani di servizio possono inoltre essere trasformati in documenti PDF, inviati via email ai responsabili e archiviati su Dropbox insieme alla documentazione correlata.
Fatturazione elettronica integrata nel gestionale#
Il progetto comprende una gestione completa del ciclo di fatturazione clienti.
Il modulo supporta diversi tipi documentali, comprese fatture, note di credito e proforma, oltre ai documenti destinati alla Pubblica Amministrazione.
Il sistema esegue i controlli sui dati fiscali e anagrafici, calcola automaticamente IVA e pagamenti e gestisce specificità della fatturazione elettronica italiana, compresa la generazione del file XML per il Sistema di Interscambio.
La generazione delle fatture può inoltre essere eseguita attraverso processi batch, con monitoraggio dello stato di avanzamento, gestione degli errori e possibilità di elaborare grandi quantità di documenti.
Automazione dei processi ripetitivi#
Uno degli aspetti qualificanti del progetto è l'utilizzo di processi automatici per le attività ripetitive e ad alto volume.
Il gestionale comprende, ad esempio, batch per:
- aggiornamento dei tassi di cambio tramite API della Banca d'Italia;
- generazione delle fatture clienti;
- generazione degli inviti a fatturare;
- generazione di documentazione operativa;
- importazione e aggiornamento massivo di colli e opere.
I processi batch prevedono il tracciamento di stato, avanzamento, esiti ed errori, rendendo le elaborazioni più controllabili e affidabili.
Il risultato#
Il risultato è una piattaforma gestionale cloud completamente su misura, costruita intorno ai processi specifici di un'azienda che opera nella logistica e nel trasporto di opere d'arte.
Il software mette in relazione in un unico ambiente:
commerciale, operativo, logistico, magazzino, documentale e amministrativo.
Il valore del progetto non è quindi soltanto nelle numerose funzionalità disponibili, ma soprattutto nella capacità del sistema di far dialogare le diverse fasi della commessa, trasformando i dati inseriti una sola volta in informazioni utilizzabili lungo tutto il processo.
E tutto questo è stato realizzato in soli 3 mesi di sviluppo.
Perché questo progetto è un esempio del nostro approccio#
Molte software house affrontano un progetto gestionale sviluppando ogni componente da zero. Al contrario, il nostro approccio si basa sul framework, META-Sviluppo RAPIDO, che integra una libreria di componenti e moduli riutilizzabili e facilmente adattabili.
Questo ci permette di unire due esigenze che normalmente entrano in conflitto:
la personalizzazione reale del software e la velocità di sviluppo.
Non partiamo da un software standard da adattare a caro prezzo e non costruiamo ogni volta un sistema completamente da zero.
Costruiamo invece un gestionale realmente su misura, utilizzando una base tecnologica pensata per accelerare lo sviluppo e concentrando il lavoro sulle esigenze specifiche dell'azienda.
In sintesi#
- Settore: logistica, trasporto e gestione di opere d'arte
- Tipologia: ERP / gestionale cloud su misura
- Tempo di sviluppo: 3 mesi
- Approccio: sviluppo personalizzato su framework META-Sviluppo RAPIDO
- Aree coinvolte: preventivi, pratiche, opere e colli, trasporti, attività, magazzino, documenti, fornitori, fatturazione elettronica e processi batch.