Per un'azienda specializzata nella manutenzione di rotabili ferroviari abbiamo realizzato un gestionale cloud su misura capace di coordinare in un unico sistema anagrafiche, manutenzione, magazzino, acquisti, preventivi, ordini di lavoro, fatturazione e gestione delle risorse.
Il progetto è stato completato in 3 mesi di sviluppo, grazie all'utilizzo di META-Sviluppo RAPIDO, il nostro framework dedicato alla realizzazione di software gestionali.
L'approccio ci permette di combinare due esigenze che normalmente entrano in conflitto: da una parte la personalizzazione reale del software sulle esigenze dell'azienda, dall'altra la possibilità di svilupparlo in tempi rapidi grazie a una base tecnologica composta da moduli e componenti già pronti e facilmente adattabili.
Le esigenze del cliente#
La manutenzione di rotabili ferroviari richiede la gestione coordinata di molte informazioni e processi: carri ferroviari, clienti e detentori, ECM, personale tecnico, strumenti, ricambi, seriali, magazzini, revisioni, attività di manutenzione, approvvigionamenti e documentazione.
L'obiettivo del progetto era quindi creare un unico gestionale in grado di collegare questi elementi e automatizzare il maggior numero possibile di attività operative.
Il risultato è un sistema che non si limita a registrare dati, ma mette in relazione i diversi processi aziendali, facendo dialogare manutenzione, magazzino, acquisti, vendite e amministrazione.
Anagrafiche e gestione del personale#
Il gestionale centralizza le principali anagrafiche aziendali.
La gestione soggetti consente di utilizzare un'unica anagrafica per soggetti che possono ricoprire ruoli differenti, come clienti, fornitori, detentori, ECM e cantieri, con più indirizzi e relativi riferimenti.
Sono inoltre gestiti:
- utenti, ruoli e permessi;
- magazzini e relativi parametri operativi;
- dipendenti e informazioni contrattuali;
- cantieri e assegnazioni;
- strumenti e attrezzature;
- articoli, prodotti e servizi.
Particolare attenzione è dedicata al personale tecnico: il sistema permette di registrare le abilitazioni professionali e le relative date e scadenze, ad esempio per attività di manutenzione, collaudo, saldatura, CND e utilizzo di specifiche attrezzature.
Gestione dei carri ferroviari#
Uno degli elementi centrali del gestionale è l'anagrafica dei carri ferroviari.
Per ogni carro il sistema raccoglie informazioni identificative e tecniche, tra cui numero, tipo, serie, numero di assi e carrelli, tara e dati di fabbricazione, oltre alle informazioni relative a revisione periodica e proroga.
Il carro è inoltre collegato al relativo detentore e all'ECM (Entity in Charge of Maintenance), così da mantenere all'interno del gestionale le relazioni tra mezzi, soggetti e attività di manutenzione.
Magazzino e tracciabilità dei ricambi#
La gestione del magazzino è uno dei punti qualificanti del progetto.
Il sistema gestisce le giacenze per articolo e per magazzino, distinguendo tra quantità :
- in giacenza;
- impegnate;
- disponibili;
- in arrivo.
Le logiche applicative aggiornano automaticamente queste quantità sulla base dei movimenti di magazzino, degli ordini di acquisto, dei preventivi e degli ordini di lavoro.
È inoltre possibile classificare automaticamente lo stato della scorta come Regolare, Sotto scorta o Esaurito, in funzione delle quantità disponibili e delle scorte minime impostate.
Particolarmente importante per il settore ferroviario è la gestione degli articoli serializzati. Il sistema permette infatti di tracciare il singolo componente fisico, registrandone dati tecnici, stato, proprietario e informazioni relative alle revisioni.
In questo modo anche componenti come sale, boccole e altri elementi identificati singolarmente possono essere seguiti lungo il loro ciclo logistico e manutentivo.
Il gestionale gestisce inoltre gli spostamenti tra magazzini, verificando le quantità disponibili e aggiornando automaticamente le giacenze dei magazzini coinvolti.
Acquisti e approvvigionamento#
La gestione degli acquisti è integrata con quella del magazzino.
Gli ordini ai fornitori seguono il proprio ciclo di vita, dalla bozza alla conclusione, mentre l'arrivo della merce genera automaticamente i relativi movimenti di carico e aggiorna le giacenze.
Il sistema calcola inoltre le quantità residue e lo stato di avanzamento degli ordini, distinguendo tra ordini Confermati, Parzialmente conclusi e Conclusi.
Un ulteriore automatismo riguarda i prezzi: sugli ordini confermati il sistema aggiorna i listini applicando il ricarico previsto e può generare automaticamente ordini di acquisto sulla base delle scorte minime degli articoli.
Preventivi, ordini di lavoro e gestione della manutenzione#
Il cuore operativo del gestionale è rappresentato dalla gestione di preventivi e ordini, con supporto sia agli Ordini di Vendita (OdV) sia agli Ordini di Lavoro (OdL).
Ogni attività può essere collegata al cliente, al carro e al cantiere, oltre a contenere informazioni tecniche relative alla lavorazione, alle revisioni e ai freni.
Il sistema automatizza diversi passaggi, tra cui:
- calcolo dei totali e dell'IVA;
- calcolo del tempo complessivo di lavoro;
- gestione degli stati della lavorazione;
- sincronizzazione con le giacenze di magazzino;
- gestione degli articoli utilizzati;
- generazione delle fatture cliente.
Lo stato del preventivo viene inoltre aggiornato automaticamente in funzione dell'avanzamento della lavorazione e della data di uscita del carro. Il sistema supporta anche la generazione di diversi documenti operativi, tra cui consuntivi, preventivi, DDT, liste materiali, ordini di lavoro, rapporti d'intervento e documenti di reimmissione in servizio.
Controllo di strumenti e attrezzature#
Anche le attrezzature utilizzate nelle attività aziendali vengono gestite all'interno del sistema.
Per gli strumenti il gestionale tiene traccia delle verifiche periodiche, come taratura, revisione e controllo visivo.
Quando una verifica è prevista, il sistema richiede la periodicità e la data dell'ultima verifica e calcola automaticamente la data di scadenza, riducendo il rischio di dimenticare controlli periodici.
Gli strumenti possono inoltre essere associati alle singole righe dei preventivi e delle attività di lavoro, mantenendo il collegamento tra lavorazione e attrezzature impiegate.
Fatturazione elettronica integrata#
Il gestionale comprende anche il ciclo completo della fatturazione verso clienti.
Le fatture possono essere generate a partire dai preventivi e il sistema gestisce automaticamente:
- calcolo imponibile e IVA;
- scadenze di pagamento;
- note di credito;
- fatture differite;
- autofatture;
- split payment per la Pubblica Amministrazione;
- dichiarazioni d'intento;
- bollo virtuale quando previsto.
Per la fatturazione elettronica vengono generati i file XML conformi alle specifiche italiane, con possibilità di invio al Sistema di Interscambio (SDI) anche tramite i Webservice Aruba.
Sono inoltre gestiti i documenti collegati alle fatture, compresi ordini, contratti, convenzioni, DDT e i relativi riferimenti come CIG, CUP e commessa/convenzione, con controlli specifici per le fatture destinate alla Pubblica Amministrazione.
Automazioni e processi batch#
Per alcune operazioni il gestionale utilizza procedure batch asincrone, che consentono di eseguire elaborazioni senza bloccare le normali attività dell'utente.
Il sistema traccia stato, avanzamento, parametri ed eventuali warning o errori delle elaborazioni. Questo meccanismo viene utilizzato, ad esempio, per la generazione delle fatture da preventivi, la creazione di ordini fornitori e la gestione di operazioni massive su movimenti di magazzino e documenti.
Un gestionale realmente su misura#
Questo progetto rappresenta bene il valore del nostro approccio.
Non abbiamo adattato un software standard preconfezionato alle esigenze dell'azienda, né sviluppato ogni funzionalità da zero. Abbiamo costruito un gestionale realmente personalizzato, utilizzando META-Sviluppo RAPIDO come base per accelerare lo sviluppo e concentrare il lavoro sulle specificità del cliente.
Il risultato è un sistema verticale che integra in un'unica soluzione manutenzione ferroviaria, gestione carri, personale, strumenti, magazzino, acquisti, ordini, fatturazione e processi amministrativi, sviluppato in soli 3 mesi.
In sintesi#
- Settore: Manutenzione di rotabili ferroviari
- Tipologia: Gestionale ERP cloud su misura
- Tempo di sviluppo: 3 mesi
- Approccio: Sviluppo rapido su misura con framework META-Sviluppo RAPIDO e componenti riutilizzabili
- Aree coinvolte: Anagrafiche, carri ferroviari, manutenzione, personale e abilitazioni, strumenti e attrezzature, magazzino, articoli e seriali, acquisti, preventivi e ordini di lavoro, fatturazione elettronica, amministrazione