Per carpenteria metallica specializzata nella progettazione, costruzione e montaggio di edifici industriali e nella progettazione, costruzione e posa di strutture per il settore civile, la gestione delle commesse coinvolge molteplici attività, persone, documenti e flussi operativi.
Ogni commessa può richiedere la gestione contemporanea di:
- preventivi e analisi dei costi;
- clienti e fornitori;
- lavoratori e ore impiegate;
- attrezzature e relative manutenzioni;
- acquisti e ordini ai fornitori;
- richieste d'offerta;
- materiali e articoli da acquistare o produrre;
- documenti di trasporto;
- certificati e documentazione tecnica;
- avanzamento lavori e SAL;
- confronto tra costi previsti e costi effettivi;
- marginalità e redditività della commessa.
L'azienda aveva quindi la necessità di disporre di un gestionale realmente aderente ai propri processi, capace di mettere in relazione tutte queste informazioni e di rendere più semplice il controllo dell'intero ciclo della commessa.
La sfida era sviluppare una soluzione personalizzata senza affrontare i tempi e i costi normalmente associati alla realizzazione di un software completamente nuovo.
La soluzione: un ERP sviluppato su misura in soli 4 mesi#
Abbiamo realizzato un gestionale ERP cloud su misura, progettato intorno ai processi specifici dell'azienda e sviluppato in 4 mesi.
Il progetto è stato realizzato attraverso il nostro approccio META-Sviluppo RAPIDO, un framework pensato specificamente per lo sviluppo di applicazioni gestionali.
Il principio è semplice: invece di partire ogni volta da una base completamente vuota, utilizziamo una libreria di componenti, funzionalità e moduli riutilizzabili e facilmente adattabili, che ci permette di accelerare lo sviluppo mantenendo al tempo stesso un elevato livello di personalizzazione.
Il risultato si colloca quindi in una posizione diversa rispetto alle due alternative tradizionali:
Software sviluppato completamente da zero: massima personalizzazione, ma generalmente con tempi e costi di sviluppo più elevati.
Software standard a pacchetto: tempi di avvio più contenuti, ma con processi che devono spesso adattarsi al software e con personalizzazioni che possono diventare costose.
META-Sviluppo RAPIDO: software sviluppato realmente sui processi del cliente, utilizzando una base tecnologica e funzionale riutilizzabile per ridurre significativamente i tempi di realizzazione.
Dall'anagrafica alla commessa: un sistema integrato#
Uno degli elementi centrali del progetto è stata la realizzazione di una gestione strutturata delle commesse, che costituiscono il punto di collegamento tra le diverse aree operative dell'azienda.
Ogni commessa può essere associata a cliente, lavoratori, attrezzature, articoli, costi, acquisti, produzione, spedizioni e SAL.
Il sistema consente inoltre di gestire lo stato operativo della commessa, distinguendo tra Bozza, Lavorabile, Conclusa e Annullata, e di mantenere aggiornato il quadro economico sulla base dei dati provenienti dai diversi processi.
In questo modo la commessa non è semplicemente un'anagrafica, ma diventa il vero contenitore di tutte le informazioni necessarie per controllarne l'andamento.
Preventivi e controllo della marginalità#
Il gestionale gestisce l'intero ciclo dei preventivi commerciali, dalla redazione fino all'accettazione o al rifiuto.
Ogni preventivo può contenere le relative righe di costo, organizzate per centro di costo, con quantità e prezzi unitari.
I valori economici vengono ricalcolati automaticamente dal sistema, permettendo di determinare:
- costi complessivi;
- totale cliente;
- margine;
- margine percentuale.
Un aspetto particolarmente importante è la possibilità di collegare il preventivo alla commessa e utilizzare la struttura dei costi prevista come base per il successivo controllo economico.
Questo consente di confrontare ciò che era stato previsto in fase commerciale con ciò che viene realmente sostenuto durante l'esecuzione del lavoro.
Dal preventivo ai costi effettivi#
Il gestionale mette in relazione costi preventivati e costi effettivi, suddividendoli per centro di costo.
I costi effettivi possono derivare, tra l'altro, dagli acquisti effettuati per la commessa e dalle ore lavorate dal personale.
Il sistema elabora quindi automaticamente il confronto tra:
costi previsti - costi effettivi = differenza
rendendo immediatamente disponibile una visione dell'andamento economico della commessa.
Questo approccio permette di trasformare il gestionale da semplice strumento amministrativo a vero e proprio strumento di controllo gestionale.
Gestione di lavoratori, ore e scadenze#
La gestione delle risorse umane coinvolte nelle commesse comprende l'anagrafica dei lavoratori, il relativo costo orario e l'associazione alle singole commesse.
Le ore lavorate vengono registrate direttamente sulle commesse e il sistema calcola automaticamente la durata e il relativo costo.
È stata inoltre implementata l'integrazione con il sistema di timbratura dei dipendenti che espone i dati delle presenze nel formato CSV.
Durante l'importazione il sistema identifica i lavoratori e associa le ore ai centri di costo e alle commesse, riducendo le attività manuali di caricamento.
Un ulteriore elemento riguarda la gestione delle scadenze documentali dei lavoratori. Il software mantiene lo storico di attestati e certificazioni, individua automaticamente l'ultima documentazione valida e determina la scadenza più vicina, classificando lo stato della documentazione tra situazioni come valida, in scadenza o scaduta.
Attrezzature, manutenzioni e conformità#
Anche le attrezzature utilizzate nelle commesse vengono gestite all'interno del sistema.
Per ogni attrezzatura è possibile memorizzare informazioni come:
- gruppo;
- descrizione;
- costruttore;
- modello;
- matricola;
- documentazione allegata;
- scadenze;
- storico delle manutenzioni.
Il gestionale calcola automaticamente la prossima scadenza utile e ne evidenzia lo stato.
A questo si aggiunge lo storico delle manutenzioni, con data dell'intervento, descrizione delle attività svolte, costi sostenuti e relativi allegati.
Il risultato è una gestione centralizzata che consente di tenere sotto controllo non solo le commesse, ma anche le risorse e le attrezzature utilizzate per realizzarle.
Acquisti e approvvigionamento: dal materiale alla spedizione#
Uno dei processi più articolati gestiti dal software è quello relativo agli approvvigionamenti della commessa.
Gli articoli associati alla commessa possono essere classificati in funzione delle modalità di approvvigionamento, ad esempio:
- da acquistare;
- da produrre.
Per gli articoli da acquistare il gestionale supporta un vero e proprio flusso operativo:
articolo da acquistare → richiesta d'offerta → ordine al fornitore → documento di acquisto → arrivo
Il sistema può generare automaticamente richieste d'offerta e ordini fornitori a partire dagli articoli presenti nella commessa.
Questo evita la duplicazione delle informazioni e permette di mantenere allineati i dati tra i diversi documenti.
Gestione degli ordini e dei documenti dei fornitori#
Gli ordini ai fornitori vengono gestiti con numero, data, fornitore, condizioni commerciali, indirizzo di spedizione e stato del documento.
Le righe d'ordine comprendono i dettagli tecnici degli articoli, come descrizione, marca, dimensioni, qualità e trattamento, oltre alle informazioni quantitative ed economiche.
I totali vengono aggiornati automaticamente e il sistema mantiene sincronizzate le quantità ordinate e quelle effettivamente arrivate.
La stessa logica viene applicata ai documenti di acquisto, collegando DDT e fatture alle relative commesse e consentendo di gestire anche la documentazione certificativa associata ai materiali.
Produzione interna e articoli realizzati#
Quando un articolo viene prodotto internamente, il gestionale permette di registrare la produzione effettiva collegandola alla pianificazione della commessa.
Il sistema tiene quindi allineate le quantità previste e quelle realmente prodotte, associando le informazioni necessarie alla registrazione dell'attività.
Questo consente di seguire la commessa non solo dal punto di vista economico e degli acquisti, ma anche dal punto di vista della produzione interna.
Documentazione e tracciabilità#
Per una realtà che opera nella carpenteria metallica e nelle costruzioni, la gestione documentale è parte integrante del processo.
Il gestionale consente di associare allegati e documenti alle diverse entità, mantenendo la documentazione collegata al relativo processo.
Sono inoltre presenti funzionalità per la gestione e archiviazione dei documenti, con integrazione a servizi di storage cloud e con la possibilità di generare documentazione operativa in formato PDF.
La struttura del sistema mantiene così una relazione diretta tra commessa, materiali, fornitori, certificati, ordini e documenti, migliorando la tracciabilità delle informazioni.
Quality Control Plan e documentazione operativa#
Il progetto comprende anche la gestione del Quality Control Plan, con possibilità di generazione e stampa della documentazione collegata alla commessa.
Il software supporta quindi non solo la parte economica e amministrativa, ma anche le attività operative e di controllo legate all'esecuzione delle lavorazioni.
La documentazione può essere generata direttamente a partire dai dati già presenti nel gestionale, evitando di dover ricostruire manualmente le informazioni.
SAL e controllo dell'avanzamento#
La gestione dei SAL - Stati di Avanzamento Lavori consente di monitorare l'avanzamento della commessa anche dal punto di vista economico.
Per ciascun SAL vengono registrati:
- numero progressivo;
- data;
- importo;
- percentuale di avanzamento;
- stato del pagamento.
Il sistema mantiene coerenti importi e percentuali rispetto al valore contrattuale e aggiorna automaticamente i dati riepilogativi della commessa, inclusi importi incassati, residui, utile e margine.
In questo modo il responsabile può avere una visione aggiornata dello stato economico della commessa senza dover effettuare manualmente tutti i calcoli.
Automazioni: meno inserimenti manuali, più controllo#
Uno degli aspetti più significativi del progetto è rappresentato dalle numerose logiche automatiche integrate nel gestionale.
Molte operazioni vengono infatti eseguite direttamente dal sistema, tra cui:
- ricalcolo automatico dei totali e dei margini;
- sincronizzazione delle quantità tra commessa, ordini e documenti;
- individuazione delle scadenze più vicine;
- aggiornamento degli stati di validità;
- generazione di richieste d'offerta e ordini;
- generazione di documenti di trasporto;
- importazione delle ore lavorate;
- aggiornamento dei costi effettivi;
- generazione della documentazione collegata alla commessa.
Per le operazioni più impegnative è stato inoltre previsto un sistema di processi batch asincroni, in grado di eseguire elaborazioni in background monitorandone stato, avanzamento ed eventuali errori.
Un software veramente su misura, senza i tempi di uno sviluppo da zero#
Questo progetto rappresenta in modo concreto la filosofia alla base di META-Sviluppo RAPIDO.
La soluzione non è stata ottenuta adattando un software standard alle esigenze dell'azienda: il gestionale è stato progettato e configurato in funzione dei suoi processi, delle modalità di gestione delle commesse, della struttura dei costi, delle attività di acquisto e produzione e delle esigenze operative.
Allo stesso tempo, lo sviluppo non è partito da zero.
L'utilizzo del nostro framework e della libreria di componenti riutilizzabili ha permesso di concentrare il lavoro sulle specificità del cliente, evitando di reinventare ogni volta funzionalità infrastrutturali e gestionali già consolidate.
Il risultato è un equilibrio tra personalizzazione, rapidità e concretezza: un ERP costruito intorno al modo di lavorare dell'azienda, ma realizzato in un tempo di sviluppo di soli 4 mesi.
Il risultato#
Il nuovo gestionale ha riunito in un unico ambiente cloud processi che coinvolgono diverse aree dell'azienda: commerciale, commesse, acquisti, produzione, personale, attrezzature, controllo economico, documentazione e avanzamento lavori.
La caratteristica distintiva della soluzione non è quindi soltanto la quantità di funzionalità presenti, ma soprattutto la loro integrazione.
Il dato inserito in un processo può alimentare automaticamente gli altri processi collegati, riducendo duplicazioni, attività manuali e possibilità di errore.
Per un'azienda che opera su commesse complesse e ad alto contenuto tecnico, questo significa poter disporre di una visione più strutturata dell'intero ciclo operativo: dal preventivo all'acquisto, dalla produzione alla spedizione, fino al controllo economico e all'avanzamento della commessa.
In sintesi#
- Settore: Carpenteria metallica e costruzioni metalliche
- Tipologia: ERP / gestionale cloud su misura
- Tempo di sviluppo: 4 mesi
- Approccio: Sviluppo personalizzato tramite META-Sviluppo RAPIDO, con utilizzo di componenti e moduli riutilizzabili e adattabili
- Aree coinvolte: Preventivi, commesse, controllo costi e marginalità, acquisti, fornitori, produzione, lavoratori e ore, attrezzature e manutenzioni, scadenze e certificazioni, SAL, logistica e documenti di trasporto, Quality Control Plan, gestione documentale