Per un'azienda specializzata in consulenza tecnica in materia di igiene e sicurezza nei luoghi di lavoro e nei controlli non distruttivi di componenti in pressione e macchinari, abbiamo sviluppato un gestionale ERP in cloud progettato sulle specifiche esigenze operative dell'organizzazione.
Il progetto aveva un obiettivo molto concreto: riunire in un unico sistema i processi commerciali, operativi e amministrativi, automatizzando le attività ripetitive e mantenendo sotto controllo il ciclo completo, dalla gestione delle scadenze tecniche alla fatturazione.
Il gestionale è stato realizzato in soli 2 mesi di sviluppo, grazie all'utilizzo di META-Sviluppo RAPIDO, il framework che utilizziamo per sviluppare applicazioni gestionali personalizzate in tempi significativamente più rapidi rispetto a un progetto realizzato completamente da zero.
Il problema: esigenze specifiche che un software standard non può coprire facilmente#
L'azienda opera in un settore nel quale la gestione delle attività non si limita alla semplice anagrafica clienti e alla fatturazione.
Per ogni cliente possono essere presenti più sedi operative, attrezzature e valvole di sicurezza soggette a diverse tipologie di controllo e a specifiche scadenze. A questo si aggiunge la necessità di gestire preventivi, attività accettate, programmazione degli interventi, fatturazione, collaboratori e adempimenti legati alla fatturazione elettronica.
Un normale software gestionale a pacchetto avrebbe richiesto di adattare i processi aziendali alle funzionalità disponibili, oppure di introdurre numerose personalizzazioni.
La soluzione scelta è stata diversa: costruire un sistema realmente su misura dell'azienda, sfruttando però una base applicativa già pronta e collaudata.
La soluzione: un ERP su misura sviluppato rapidamente#
Il risultato è un gestionale cloud che integra le principali aree operative dell'azienda e collega tra loro i dati, evitando duplicazioni e riducendo le attività manuali.
Il sistema parte dalla gestione delle anagrafiche di clienti, sedi operative, utenti, collaboratori, per arrivare alla gestione completa del ciclo commerciale e amministrativo.
Una delle caratteristiche centrali del progetto è la gestione delle scadenze tecniche.
Il gestionale registra per ogni cliente e sede le attività relative ad attrezzature e valvole di sicurezza, comprese le date dell'ultima attività e della prossima scadenza. Le scadenze possono riguardare, ad esempio, controlli non distruttivi, indagini supplementari e tarature.
In questo modo le informazioni tecniche non rimangono separate dalla gestione commerciale: le scadenze possono essere collegate alle attività e alle righe dei preventivi, creando un collegamento diretto tra necessità tecnica, offerta commerciale e successiva fatturazione.
Dal preventivo all'attività : gestione del processo end-to-end#
Uno degli aspetti più importanti del gestionale è la gestione del ciclo di vita del preventivo.
Ogni preventivo può contenere punti e sottopunti relativi alle diverse attività proposte al cliente. Per ciascuna voce è possibile gestire, tra le altre informazioni:
- accettazione;
- programmazione;
- effettuazione dell'attività ;
- fatturazione;
- prezzi e sconti.
Il sistema ricalcola automaticamente i totali del preventivo, gestendo sconti di riga e sconti globali proporzionali.
Anche lo stato complessivo del preventivo viene determinato sulla base dello stato delle singole righe, permettendo di distinguere situazioni come preventivo accettato, accettato parzialmente, rifiutato o annullato.
Questo approccio consente di avere una visione più precisa del lavoro effettivamente accettato dal cliente e di accompagnarlo fino alla fase di fatturazione.
Integrazione con sistemi esterni#
Un'altra esigenza importante del progetto era mantenere sincronizzati alcuni dati con un sistema esterno.
Il gestionale gestisce quindi procedure di sincronizzazione relative a:
- clienti;
- sedi operative;
- scadenze tecniche.
Durante la sincronizzazione il sistema verifica la coerenza dei riferimenti e gestisce anche le eventuali variazioni, propagando gli aggiornamenti alle informazioni collegate.
Questo permette di evitare il più possibile la duplicazione dell'inserimento dei dati e di mantenere allineate le informazioni utilizzate nei diversi sistemi.
Fatturazione elettronica integrata#
Il gestionale comprende anche una vera e propria area amministrativa, con gestione delle fatture clienti, delle relative righe, delle aliquote IVA, dei documenti collegati e delle scadenze di pagamento.
Il sistema supporta diversi tipi di documenti, tra cui fatture e note di credito, e gestisce automaticamente i principali calcoli necessari alla formazione del documento.
Il gestionale verifica i dati necessari alla corretta emissione dei documenti e genera i relativi file XML conformi alle specifiche del Sistema di Interscambio (SDI).
Sono inoltre gestiti, in funzione dei casi previsti, elementi come:
- codice SDI e PEC;
- ritenute d'acconto;
- split payment;
- dichiarazioni d'intento;
- bollo virtuale;
- documenti collegati;
- CIG e CUP;
- scadenze e condizioni di pagamento.
La generazione degli XML può essere eseguita anche tramite elaborazioni batch, con monitoraggio dello stato di avanzamento e possibilità di produrre un archivio contenente i file generati.
Automazioni e controlli#
Un valore importante del progetto non è soltanto nelle schermate del gestionale, ma nelle regole automatiche che governano i dati e i processi.
Il sistema incorpora infatti numerosi controlli e automatismi, ad esempio:
- gestione dei ruoli e dei permessi degli utenti;
- assegnazione automatica delle percentuali ai collaboratori rispetto alle attività svolte;
- controllo dell'univocità di determinate associazioni;
- validazione degli sconti nei preventivi;
- ricalcolo automatico di imponibili, IVA e totali;
- generazione automatica delle scadenze di pagamento;
- verifica della coerenza dei dati necessari alla fatturazione elettronica;
- gestione delle condizioni di pagamento e delle relative rate;
- controllo delle differenze tra importi delle fatture dei collaboratori e importi associati;
- esecuzione di elaborazioni automatiche tramite processi batch.
In pratica, il software non si limita a memorizzare informazioni, ma incorpora parte delle regole operative dell'azienda.
Il vantaggio dell'approccio META-Sviluppo RAPIDO#
Questo progetto rappresenta bene la differenza tra un tradizionale software gestionale a pacchetto, uno sviluppo completamente da zero e il nostro approccio.
Con un software standard, il cliente parte da un prodotto già esistente e deve adattare i propri processi alle funzionalità disponibili, con eventuali personalizzazioni successive.
Con uno sviluppo tradizionale completamente da zero, invece, ogni componente deve essere progettato, sviluppato e testato, con un conseguente aumento dei tempi e dei costi.
Con META-Sviluppo RAPIDO partiamo da una base software progettata specificamente per il mondo dei gestionali: una libreria di componenti, moduli e funzionalità riutilizzabili e facilmente adattabili.
Questo ci permette di concentrare il lavoro sulle caratteristiche realmente specifiche dell'azienda, senza dover reinventare ogni volta le funzionalità di base di un ERP.
Il risultato è un software che mantiene il vantaggio della personalizzazione reale, ma con tempi di sviluppo molto più rapidi.
In questo caso, l'intero gestionale è stato sviluppato in 2 mesi.
Il risultato#
L'azienda dispone oggi di un unico ambiente gestionale nel quale convergono le principali informazioni e attività del ciclo operativo:
clienti → sedi operative → scadenze tecniche → preventivi → attività → fatture → pagamenti
A questo si aggiungono la gestione dei collaboratori, le sincronizzazioni con il sistema esterno e gli automatismi amministrativi necessari alla fatturazione elettronica.
Il progetto dimostra come sia possibile realizzare un gestionale profondamente personalizzato sulle procedure di un'azienda, senza affrontare necessariamente le tempistiche tipiche di uno sviluppo software completamente da zero.
In sintesi#
- Settore: Consulenza tecnica in materia di igiene e sicurezza nei luoghi di lavoro; controlli non distruttivi di componenti in pressione e macchinari
- Tipologia: Gestionale ERP cloud su misura
- Tempo di sviluppo: 2 mesi
- Approccio: META-Sviluppo RAPIDO, con framework e componenti/moduli riutilizzabili e adattabili
- Aree coinvolte: Anagrafiche, clienti e sedi operative, scadenze tecniche, preventivi, gestione attività , collaboratori, sincronizzazione con sistemi esterni, fatturazione elettronica, IVA, pagamenti e processi batch