Una società specializzata nella consulenza energetica e nella vendita di contratti di fornitura di energia elettrica e gas aveva la necessità di dotarsi di un gestionale in cloud capace di supportare in modo integrato le proprie attività commerciali, contrattuali e di fatturazione.
L'esigenza non era quella di acquistare un software gestionale standard da adattare alle proprie procedure, né di affrontare un lungo progetto di sviluppo completamente da zero.
Serviva invece una soluzione realmente su misura, costruita intorno ai processi dell'azienda e alle specificità del settore energia, ma disponibile in tempi molto più rapidi rispetto a quelli normalmente richiesti da un progetto software personalizzato.
Per questo il progetto è stato realizzato utilizzando META-Sviluppo RAPIDO, il framework che utilizziamo per lo sviluppo di gestionali in cloud. Il framework integra una libreria di componenti, moduli e funzionalità riutilizzabili e facilmente adattabili, consentendo di accelerare lo sviluppo mantenendo la possibilità di personalizzare il software in profondità.
Il risultato è stato un gestionale ERP realizzato in soli 2 mesi di sviluppo.
Dalla piattaforma commerciale alla fatturazione#
Il gestionale è stato progettato per coprire l'intero ciclo operativo dell'azienda: dalla gestione delle anagrafiche e delle attività commerciali fino alla gestione dei contratti, dei consumi e delle elaborazioni di fatturazione.
Anagrafiche e gestione commerciale
Al centro del sistema c'è un'anagrafica unica che consente di gestire differenti tipologie di soggetti: clienti business e domestici, lead, agenti, reseller, trader/shipper e altri interlocutori commerciali.
L'anagrafica centralizzata permette di raccogliere in un unico ambiente dati fiscali e societari, indirizzi, referenti, contatti email e documenti allegati, evitando la dispersione delle informazioni tra strumenti diversi.
Il gestionale include inoltre controlli automatici per l'individuazione di possibili duplicati sulla base di partita IVA, codice fiscale o ragione sociale.
A supporto della rete commerciale è stata sviluppata anche una gestione delle attività che consente di pianificare e monitorare visite, telefonate ed email, assegnandole agli agenti e tenendo traccia di scadenze, avvisi e stato di completamento.
Quando necessario, un nuovo contatto può essere trasformato automaticamente in lead e inserito nell'anagrafica.
Email integrate nel gestionale
Uno degli aspetti più significativi del progetto è stata l'integrazione della posta elettronica direttamente nel gestionale.
Gli account email degli utenti possono essere sincronizzati tramite protocollo IMAP, importando nel sistema i messaggi ricevuti e inviati.
Le email vengono quindi associate automaticamente ai contatti presenti in anagrafica e trasformate in attività commerciali, creando uno storico centralizzato delle comunicazioni.
In questo modo il rapporto con il cliente non rimane confinato nella casella email del singolo collaboratore, ma diventa patrimonio condiviso del sistema aziendale.
Gestione dei contratti energetici#
Il gestionale è stato sviluppato tenendo conto delle specificità del mercato dell'energia elettrica e del gas.
Le forniture vengono classificate attraverso un catalogo dedicato ai diversi tipi di fornitura, con particolare riferimento a energia elettrica e gas naturale, e possono essere associate ai relativi contratti e clienti.
La gestione contrattuale consente di registrare, tra gli altri elementi:
- dati del cliente e della fornitura;
- POD e PDR;
- indirizzo della fornitura;
- consumi stimati;
- prezzi e condizioni contrattuali;
- provvigioni;
- date di contratto e fatturazione;
- informazioni relative ai rinnovi.
Le logiche applicative automatizzano inoltre diversi calcoli legati al ciclo contrattuale, come le date di inizio e fine fatturazione e l'individuazione dei rinnovi sulla base della sovrapposizione dei periodi di fatturazione.
Questo permette di trasformare nel software regole operative che, in assenza di automazione, richiederebbero controlli e attività manuali.
Gestione dei rapporti tra reseller e trader/shipper#
Un'altra area specifica del progetto riguarda i rapporti commerciali tra reseller e trader/shipper.
Il gestionale gestisce le due prospettive della relazione contrattuale mantenendo automaticamente sincronizzate le informazioni.
Quando viene inserito o modificato un contratto da una delle due parti, il sistema verifica la presenza della corrispondente relazione sull'altro lato e, quando necessario, provvede automaticamente alla creazione del dati complementari.
Questa logica consente di mantenere coerenti le informazioni e, allo stesso tempo, di poter consultare rapidamente i rapporti commerciali partendo sia dal reseller sia dal trader/shipper.
Fatturazione e calcolo automatico delle provvigioni#
Il modulo di fatturazione rappresenta una delle aree più articolate del gestionale.
La soluzione gestisce la fatturazione periodica attraverso registri mensili e relative righe di dettaglio, collegando ogni voce al cliente, al contratto e alle informazioni necessarie per il calcolo economico.
A partire dai contratti attivi, il sistema può generare automaticamente le righe di fatturazione del periodo, calcolando gli importi sulla base dei consumi e delle configurazioni delle provvigioni.
Le configurazioni possono prevedere differenti fasce di consumo, con parametri dedicati per:
- gettoni;
- gettoni RID;
- fee sui consumi;
- rinnovi.
Le righe di fatturazione elaborano automaticamente questi valori e determinano il totale e il margine lordo, tenendo conto delle provvigioni attive e passive e delle caratteristiche del cliente e del contratto.
Sono state inoltre gestite specifiche regole di calcolo per particolari categorie di clienti, come i clienti VIP.
Il sistema mantiene anche uno storico delle modifiche, registrando informazioni utili per ricostruire l'evoluzione dei dati e delle elaborazioni.
Importazione automatica dei consumi#
Per ridurre ulteriormente le attività manuali è stata sviluppata una funzione dedicata all'importazione dei consumi.
I dati possono essere caricati tramite file Excel o CSV contenenti i codici POD/PDR e i relativi consumi.
Il sistema individua automaticamente le corrispondenze con le righe di fatturazione del mese di riferimento e aggiorna i valori interessati.
Anche questo processo è stato progettato come elaborazione automatica monitorata, con tracciamento dello stato e dell'avanzamento, così da poter gestire anche elaborazioni di grandi quantità di dati in modo controllato.
Processi automatici e monitoraggio delle elaborazioni#
Una caratteristica importante del progetto è stata la trasformazione di diverse attività ripetitive in processi automatici.
Le elaborazioni più impegnative, come la generazione delle righe di fatturazione, la sincronizzazione delle email e l'importazione dei consumi, vengono gestite tramite processi automatici dedicati.
Ogni processo registra il proprio stato di avanzamento e il risultato dell'elaborazione, distinguendo ad esempio tra esecuzione in corso, completamento con successo, warning o errore.
Questo approccio permette di automatizzare operazioni che altrimenti richiederebbero interventi manuali, mantenendo contemporaneamente un controllo puntuale sui risultati.
Il vantaggio del META-Sviluppo RAPIDO#
Il progetto rappresenta bene la differenza tra un gestionale standard personalizzato e un software realmente sviluppato su misura.
Il gestionale non è stato scelto da un catalogo di prodotti preesistenti e successivamente adattato alle esigenze dell'azienda. È stato costruito intorno ai suoi processi, alle sue regole commerciali e alle specificità del settore energetico.
Allo stesso tempo, non è stato necessario sviluppare ogni componente da zero.
Grazie a META-Sviluppo RAPIDO, il progetto ha potuto partire da una base tecnologica già predisposta con componenti e moduli riutilizzabili per la realizzazione di applicazioni gestionali: gestione utenti e ruoli, anagrafiche, attività, import/export, elaborazioni batch, gestione documentale e altre funzionalità comuni possono essere configurate e adattate rapidamente al singolo progetto.
Il tempo risparmiato nello sviluppo delle parti ricorrenti può così essere investito nella realizzazione delle funzionalità specifiche dell'azienda.
È questo il punto di equilibrio tra due approcci tradizionalmente difficili da conciliare: la velocità del software a pacchetto e la flessibilità del software veramente su misura.
Il risultato#
In soli 2 mesi è stato realizzato un gestionale ERP cloud che integra in un unico ambiente le principali aree operative dell'azienda: gestione commerciale, anagrafiche, comunicazioni, contratti, rapporti con reseller e trader/shipper, consumi, provvigioni e fatturazione.
Il sistema ha inoltre trasformato diversi processi manuali in procedure automatiche, contribuendo a ridurre le attività ripetitive e a centralizzare le informazioni necessarie per il lavoro quotidiano.
Il progetto dimostra come sia possibile realizzare un gestionale realmente personalizzato e specifico per il business, senza dover sostenere i tempi tipici di uno sviluppo completamente da zero.
In sintesi#
- Settore: consulenza energetica e vendita di contratti di energia elettrica e gas
- Tipologia: gestionale ERP cloud su misura
- Tempo di sviluppo: 2 mesi
- Approccio: sviluppo rapido con framework META-Sviluppo RAPIDO, basato su componenti e moduli riutilizzabili e personalizzabili
- Aree coinvolte: anagrafiche e CRM commerciale, gestione attività e lead, email e comunicazioni, contratti e forniture, reseller/trader/shipper, consumi, provvigioni, fatturazione e automazione dei processi