Progettare e produrre cartellini, etichette, salpe e accessori per il mondo della moda significa gestire un processo articolato, nel quale ogni commessa può avere caratteristiche, quantità, lavorazioni e tempistiche differenti.
Per una tipografia specializzata in questo settore, avevamo quindi l'esigenza di realizzare un sistema gestionale capace di seguire il lavoro in tutte le sue fasi: dalla richiesta del cliente alla definizione del preventivo, dalla produzione alle lavorazioni esterne, fino alla consegna e ai successivi riordini.
La particolarità del progetto era altrettanto importante: il software doveva essere realmente su misura, costruito sulle modalità operative dell'azienda, ma senza affrontare i tempi e i costi tipicamente associati a uno sviluppo completamente da zero.
La soluzione è stata realizzata in 1 mese di sviluppo grazie al nostro framework META-Sviluppo RAPIDO.
L'esigenza: un software realmente su misura, senza partire da zero#
Quando un'azienda cerca un gestionale, generalmente si trova davanti a due possibilità.
Da una parte ci sono i software a pacchetto: sistemi già pronti, che possono essere configurati e personalizzati, ma che spesso obbligano l'azienda ad adattare i propri processi alle logiche del prodotto. Inoltre, quando servono personalizzazioni importanti, tempi e costi possono crescere rapidamente.
Dall'altra parte ci sono gli sviluppi completamente da zero: una soluzione costruita specificamente per il cliente, ma con la necessità di progettare e sviluppare ogni componente del sistema.
Per questo progetto abbiamo seguito una terza strada: sviluppare un gestionale su misura utilizzando una base tecnologica già specializzata per i processi gestionali.
È questo il principio alla base di META-Sviluppo RAPIDO, il nostro framework che integra una libreria di componenti e moduli riutilizzabili e facilmente adattabili.
In questo modo non partiamo ogni volta da una pagina bianca: partiamo da funzionalità già disponibili e le modelliamo sulle esigenze specifiche dell'azienda.
La soluzione: un gestionale costruito intorno al ciclo produttivo#
Il cuore del gestionale è rappresentato dalle schede di lavoro, che diventano il punto di riferimento dell'intero processo.
Una scheda accompagna il lavoro dalla fase commerciale e di preventivazione fino alla produzione, raccogliendo le informazioni necessarie per gestire la commessa e mantenere collegati i diversi passaggi operativi.
Il sistema consente di gestire:
- anagrafica del cliente;
- richieste e dati della commessa;
- preventivi con diversi scaglioni di quantità e prezzo;
- date di consegna;
- documentazione allegata;
- stato della lavorazione;
- produzione;
- lavorazioni esterne e finiture;
- ristampe e campionature;
- riordini;
- comunicazioni al cliente;
- documenti e report di produzione.
Il risultato è un flusso unico, nel quale le informazioni non devono essere ricopiate manualmente tra strumenti differenti.
Dalla scheda di lavoro alla produzione#
Uno degli aspetti centrali del gestionale è la trasformazione della commessa in una vera e propria cartellina di produzione.
Quando il lavoro passa in produzione, il sistema può generare automaticamente la relativa cartellina, mantenendo le informazioni della scheda di lavoro e applicando le logiche necessarie al processo produttivo.
La cartellina permette di gestire diversi tipi di produzione, come:
- lavoro nuovo;
- ristampa;
- campionatura.
Inoltre, il sistema tiene traccia dello stato di avanzamento attraverso le diverse lavorazioni previste nel ciclo produttivo, comprese attività come stampa offset e digitale, serigrafia, fustellatura, plastificazione e altre operazioni di finitura.
Questo consente di avere una visione strutturata dell'avanzamento del lavoro e di sapere quali attività devono ancora essere completate.
Gestione delle lavorazioni esterne#
Nel settore della stampa e della produzione di accessori per la moda, una parte delle lavorazioni può essere affidata a fornitori o terzisti esterni.
Per questo abbiamo previsto una gestione specifica delle lavorazioni esterne e di finitura.
Per ogni cartellina di produzione il gestionale permette di tracciare le singole lavorazioni, indicando ad esempio:
- la lavorazione richiesta;
- il terzista incaricato;
- lo stato di avanzamento;
- la data prevista di consegna.
Le lavorazioni vengono inoltre sincronizzate automaticamente con quelle indicate nella produzione.
In questo modo il gestionale non si limita a registrare l'ordine: permette di seguire concretamente le attività necessarie per portarlo a termine.
Preventivi e prezzi calcolati sulla quantità#
Un'altra esigenza specifica del progetto riguardava la gestione dei prezzi a scaglioni.
Per una stessa lavorazione, infatti, il prezzo unitario può cambiare in funzione della quantità richiesta.
Il gestionale permette quindi di definire diversi livelli di quantità e prezzo all'interno della scheda di lavoro. Quando viene generata la produzione, il sistema individua automaticamente lo scaglione appropriato in base alla quantità di pezzi richiesta e determina il relativo prezzo unitario.
Una logica che, oltre a velocizzare il lavoro degli operatori, riduce le operazioni manuali e rende più coerente il passaggio dalle informazioni commerciali a quelle produttive.
Riordini più semplici e collegati allo storico#
Nel settore moda, molti clienti tornano a ordinare lo stesso articolo, magari dopo settimane o mesi.
Per questo abbiamo inserito una funzione specifica per la gestione dei riordini.
Il sistema consente di creare un nuovo ordine a partire da una produzione precedente, mantenendo il collegamento con la scheda di lavoro originaria.
In questo modo lo storico non rimane semplicemente un archivio da consultare: diventa una base operativa per creare rapidamente nuovi lavori.
Il vantaggio è particolarmente evidente nei casi in cui una commessa debba essere ripetuta con caratteristiche simili a una precedente.
Portale clienti e accesso automatizzato#
Il gestionale comprende anche la gestione degli utenti e degli accessi al portale.
Quando viene creato un nuovo cliente, il sistema può generare automaticamente il relativo account, assegnandogli le credenziali di accesso e inviandole tramite email.
Questo processo evita attività amministrative ripetitive e permette di mantenere collegati in modo strutturato il cliente e il suo account.
La gestione dei ruoli e dei permessi consente inoltre di differenziare ciò che ciascun utente può visualizzare o modificare all'interno del sistema.
Automazioni per ridurre le attività manuali#
Una parte importante del progetto riguarda le automazioni.
Alcune operazioni che potrebbero richiedere numerosi passaggi manuali vengono infatti gestite dal sistema attraverso procedure automatiche.
Tra queste rientrano, ad esempio:
- generazione delle cartelline di produzione;
- creazione automatica degli utenti a partire dai clienti;
- creazione dei riordini.
Le operazioni più impegnative possono essere eseguite in modalità asincrona, con monitoraggio dello stato, del progresso e dell'eventuale documento prodotto.
Questo permette agli operatori di avviare le elaborazioni senza dover gestire manualmente ogni singolo passaggio.
Comunicazioni e documenti integrati nel flusso di lavoro#
Anche le attività di comunicazione fanno parte del gestionale.
Il sistema può inviare automaticamente email al cliente, ad esempio per la conferma dell'ordine, e supporta l'invio di comunicazioni tramite WhatsApp per informare che un ordine è pronto.
Sono inoltre disponibili funzioni di stampa e generazione dei principali documenti operativi, come la scheda di lavoro e la cartellina di produzione.
In questo modo informazioni, documenti e comunicazioni rimangono all'interno dello stesso processo gestionale.
Il valore del META-Sviluppo RAPIDO#
Questo progetto rappresenta bene il motivo per cui abbiamo sviluppato META-Sviluppo RAPIDO.
Non abbiamo utilizzato un software standard da personalizzare e non abbiamo neppure costruito ogni componente da zero.
Abbiamo utilizzato un framework progettato per lo sviluppo di gestionali, composto da componenti e moduli riutilizzabili, adattandoli alle esigenze specifiche della tipografia.
Questo approccio ci ha permesso di combinare due caratteristiche che normalmente è difficile ottenere contemporaneamente: personalizzazione reale e rapidità di sviluppo.
Il gestionale è stato infatti realizzato in un solo mese, pur includendo funzionalità articolate per la gestione dei clienti, degli utenti, delle commesse, dei preventivi, della produzione, delle lavorazioni esterne, dei riordini e delle automazioni.
Il risultato non è quindi un prodotto standard con qualche personalizzazione, ma un sistema costruito attorno ai processi dell'azienda, utilizzando una base tecnologica che consente di svilupparlo molto più velocemente rispetto a un progetto tradizionale.
Un gestionale che segue il lavoro reale dell'azienda#
Il valore di un gestionale su misura non sta soltanto nel numero di funzionalità presenti, ma nella capacità del software di rispecchiare il modo in cui l'azienda lavora.
In questo caso il sistema mette in relazione l'intero percorso della commessa: cliente, scheda di lavoro, quantità e prezzi, produzione, lavorazioni, terzisti, documenti, comunicazioni e riordini.
Il gestionale diventa così un unico ambiente nel quale le informazioni vengono raccolte, aggiornate e riutilizzate lungo tutto il ciclo operativo.
Ed è proprio questa la filosofia del nostro approccio: realizzare software realmente su misura, ma senza i tempi dello sviluppo tradizionale da zero.
In sintesi#
- Settore: Tipografia e produzione di cartellini, etichette, salpe e accessori per il settore moda
- Tipologia: Gestionale ERP su misura in cloud
- Tempo di sviluppo: 1 mese
- Approccio: Sviluppo su misura attraverso META-Sviluppo RAPIDO, con componenti e moduli riutilizzabili e adattabili
- Aree coinvolte: Gestione clienti e utenti, portale clienti, commesse, produzione, lavorazioni esterne e finiture, riordini, documenti, automazioni e comunicazioni