Un'azienda specializzata nell'installazione, nel revamping e nella manutenzione di impianti fotovoltaici, sia civili sia industriali, aveva la necessità di dotarsi di un gestionale in cloud capace di supportare in modo integrato tutte le attività aziendali.
L'obiettivo non era adottare un software a pacchetto da adattare ai processi interni, né affrontare i tempi e i costi di uno sviluppo completamente da zero.
Serviva una terza strada: un software realmente su misura, costruito sulle esigenze dell'azienda ma sviluppato in tempi rapidi.
Il progetto è stato realizzato in 3 mesi, grazie all'utilizzo di META-Sviluppo RAPIDO, il framework che utilizziamo per lo sviluppo di software gestionali e che mette a disposizione una libreria di componenti, moduli e funzionalità riutilizzabili e facilmente adattabili.
Il risultato è un gestionale cloud che accompagna il processo dall'acquisizione del contatto fino alla gestione della commessa, passando per attività commerciali, simulazione tecnica dell'impianto, documentazione, costi, ricavi, provvigioni e flussi di cassa.
La sfida: gestire un processo complesso con un unico sistema#
Il processo di vendita e realizzazione di un impianto fotovoltaico coinvolge numerosi soggetti e attività: clienti, segnalatori, agenti, agenzie, fornitori, tecnici e lavoratori di cantiere.
A questo si aggiungono aspetti tecnici ed economici che devono rimanere costantemente collegati tra loro.
Nel gestionale sviluppato, ad esempio, un contatto può evolvere attraverso diverse fasi commerciali sulla base delle attività svolte. Quando il preventivo viene accettato, le informazioni raccolte durante il processo commerciale vengono utilizzate per generare la relativa commessa, evitando di reinserire manualmente gli stessi dati.
La commessa diventa quindi il punto di riferimento per coordinare:
- caratteristiche del cliente e dell'immobile;
- configurazione dell'impianto;
- materiali e servizi;
- costi e ricavi;
- acconti e saldo;
- provvigioni;
- documentazione tecnica e amministrativa;
- lavoratori e soggetti coinvolti;
- flussi di cassa e marginalità.
L'esigenza principale era quindi quella di mettere in relazione tutte queste informazioni all'interno di un unico ambiente gestionale, riducendo il lavoro manuale e mantenendo coerenti i dati nelle diverse fasi del processo.
Dalla gestione dei contatti alla commessa#
Uno degli elementi centrali del progetto è la gestione del processo commerciale.
Il gestionale raccoglie e organizza l'anagrafica di clienti e segnalatori e consente di seguire l'avanzamento dei contatti attraverso attività come telefonate, appuntamenti, sopralluoghi, presentazione del preventivo, followup e altre attività commerciali.
La fase del contatto viene aggiornata sulla base delle attività registrate, mentre il sistema applica controlli per mantenere coerenti le operazioni rispetto allo stato della trattativa.
Per i contatti vengono inoltre gestite informazioni tecniche utili alla valutazione dell'impianto, come caratteristiche dell'immobile, tipologia del tetto, superfici disponibili e potenza del contatore.
Questi dati alimentano la simulazione tecnica dell'impianto proponibile, contribuendo alla costruzione del preventivo.
Una volta accettata la proposta, il sistema può trasformare il contatto in una commessa completa, portando con sé le informazioni già raccolte durante il percorso commerciale.
Configurazione dell'impianto e gestione di prodotti e servizi#
Il gestionale comprende una vera e propria anagrafica di articoli e servizi collegati al mondo fotovoltaico.
Sono gestiti, tra gli altri, componenti come:
- pannelli;
- inverter;
- batterie;
- servizi di installazione;
- noleggi;
- altre voci necessarie alla configurazione della commessa;
- provvigioni associate alle diverse figure commerciali.
Sono inoltre presenti configurazioni predefinite per le principali tipologie di contratto, basate sulla potenza dell'impianto.
Questo consente di standardizzare le configurazioni ricorrenti, mantenendo però la possibilità di adattare il gestionale alle specifiche esigenze dell'azienda.
È proprio questo uno dei principi alla base di META-Sviluppo RAPIDO: partire da componenti e logiche già disponibili per accelerare lo sviluppo, senza rinunciare alla personalizzazione.
Una commessa che integra aspetti operativi, economici e finanziari#
La parte dedicata alle commesse rappresenta il cuore operativo del sistema.
Per ogni cantiere il gestionale raccoglie le informazioni tecniche relative all'impianto e, contemporaneamente, gestisce la componente economica.
I ricavi vengono organizzati in base alle diverse fasi di pagamento, mentre i costi possono essere suddivisi per fase e tipologia: materiali, progettazione, installazione, trasporto, provvigioni e altri servizi.
Il sistema ricalcola automaticamente gli elementi economici collegati alla commessa, permettendo di mantenere aggiornati valori come:
- ricavi;
- costi;
- margine;
- incassi;
- pagamenti;
- liquidità;
- imposte e altri valori fiscali previsti dalla gestione.
Una parte specifica del gestionale è dedicata inoltre ai flussi di cassa della commessa, con una visione articolata per le diverse fasi di avanzamento del lavoro.
In questo modo la commessa non è soltanto un archivio tecnico del cantiere, ma diventa uno strumento per monitorarne anche la sostenibilità economica e finanziaria.
Provvigioni e rete commerciale#
Un altro aspetto rilevante è la gestione delle provvigioni.
Il sistema permette di gestire le competenze dovute ai diversi soggetti coinvolti nella vendita, come agenzie, agenti, ecc.
Le commissioni seguono il ciclo previsto dall'azienda, passando dallo stato di conferma fino alla fase di pagamento.
La generazione delle provvigioni è integrata con la commessa e con i relativi costi, così da evitare una gestione separata delle informazioni economiche.
Gestione documentale integrata nel processo#
Per ogni commessa il gestionale organizza anche la documentazione necessaria.
I documenti sono classificati per categoria e sottocategoria e seguono un workflow che ne permette la gestione e la verifica.
Il sistema applica inoltre regole diverse in funzione della tipologia di documento e dei permessi dell'utente.
Sono previste anche note associate ai documenti e notifiche via e-mail in caso di anomalie o necessità di correzione.
Questo approccio consente di trasformare la gestione documentale da semplice archivio a parte integrante del processo operativo della commessa.
Utenti, ruoli e controllo degli accessi#
Il gestionale è stato progettato per essere utilizzato da figure con responsabilità differenti.
La gestione di utenti e ruoli consente di definire i permessi operativi e la struttura gerarchica dell'organizzazione, con particolare attenzione alle esigenze della rete commerciale e delle utenze fornitore.
In questo modo ogni utente può accedere alle funzionalità coerenti con il proprio ruolo, mantenendo il sistema organizzato anche in presenza di più persone e strutture coinvolte nello stesso processo.
Un software realmente su misura, senza i tempi di uno sviluppo da zero#
Questo progetto rappresenta bene la differenza tra tre approcci possibili allo sviluppo gestionale.
Da una parte ci sono i software a pacchetto, che offrono funzionalità standard e possono richiedere personalizzazioni per adattarsi ai processi aziendali.
Dall'altra c'è lo sviluppo completamente da zero, che consente una personalizzazione molto elevata ma normalmente richiede tempi più lunghi.
Con META-Sviluppo RAPIDO abbiamo seguito una terza strada.
Il software è stato progettato sulle esigenze specifiche dell'azienda e sulle sue procedure operative, ma lo sviluppo è stato accelerato grazie a una base tecnologica composta da componenti, moduli e logiche già disponibili e riutilizzabili.
Questo ha permesso di concentrare il lavoro sulle personalizzazioni realmente distintive del progetto, invece di ricostruire ogni volta da zero le funzionalità ricorrenti di un gestionale.
Il risultato è stato un sistema su misura, integrato e sviluppato in soli 3 mesi.
Il risultato#
Il nuovo gestionale riunisce in un unico sistema cloud le principali aree del processo aziendale: dalla gestione dei contatti alla vendita, dalla simulazione tecnica alla commessa, fino alla gestione dei costi, dei ricavi, delle provvigioni, dei documenti e dei flussi di cassa.
Il valore del progetto non sta quindi soltanto nel numero di funzionalità sviluppate, ma soprattutto nella capacità del software di far dialogare tra loro le diverse fasi del lavoro, evitando duplicazioni e mantenendo collegate le informazioni lungo tutto il ciclo della commessa.
È questo il vantaggio di un gestionale realmente costruito attorno ai processi dell'azienda, ma sviluppato con un metodo che consente di ridurre sensibilmente i tempi rispetto a uno sviluppo tradizionale completamente da zero.
In sintesi#
- Settore: Installazione, revamping e manutenzione di impianti fotovoltaici civili e industriali
- Tipologia: Gestionale ERP/CRM in cloud su misura
- Tempo di sviluppo: 3 mesi
- Approccio: Sviluppo personalizzato con META-Sviluppo RAPIDO, utilizzando componenti e moduli riutilizzabili e adattabili
- Aree coinvolte: Gestione utenti e ruoli, CRM e contatti, attività commerciali, simulazione tecnica e preventivazione, gestione commesse e cantieri, articoli e contratti, fornitori, provvigioni, costi e ricavi, flussi di cassa, gestione documentale, lavoratori e rete commerciale