Sviluppo software

Gestionale clienti: 10 domande per sapere quale scegliere

Non esiste il gestionale clienti migliore in assoluto, ma esiste il gestionale clienti migliore per te. Per scoprire velocemente quale sia il gestionale clienti più adatto alle tue esigenze abbiamo preparato il seguente questionario che, senza richiederti email o altro, con 10 semplici domande ti dà subito la risposta.

Se poi vuoi approfondire, sotto al questionario abbiamo riportato i Pro e i Contro di ogni soluzione.

Questionario migliore gestionale clienti#

Da quali dispositivi vuoi poterlo usare?
Dove vuoi poterlo usare?
Quanti utenti lo useranno?
Che grado di personalizzazione cerchi?
Da dove proviene il software?
Di quali funzionalità hai bisogno?
Quanti contatti vuoi gestire?
Che controlli vanno fatti sui dati inseriti?
Il software deve gestire utenti con livelli di accesso diversi e permessi diversi?
Che tipo di supporto c'è?

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Cos'è un gestionale clienti#

Un gestionale clienti è un software che aiuta l'azienda a tenere traccia di tutte le interazioni tra l'azienda e i clienti. Ogni interazione o attività (visita, telefonata, invio di un preventivo, ecc.) viene inserita nel gestionale clienti dalla figura aziendale che è stata coinvolta (es. l'agente di vendita, l'amministrazione, il tecnico, ecc.).

I dati sui clienti sono l'asset più importante per una azienda. Partendo dai dati inseriti è possibile ricavare la risposta a domande come:

  • quali sono le attività prioritarie da svolgere? che attività programmate sono scadute o in scadenza?
  • quali sono state le attività svolte dall'agente X nel corso del mese?
  • che attività sono state fatte sul cliente Y da tutte le figure aziendali?
  • in media quante interazioni servono per far passare un contatto da lead a cliente?
  • in che settori operano i clienti dell'azienda?
  • quali sono i clienti meno visitati?
  • quante e quali lamentele vengono ricevute dai clienti?
  • a livello statistico come ci trovano i clienti (primo contatto)?

Se i dati vengono ben organizzati, nel tempo è possibile ricavare informazioni a nuove domande che possono aiutare a stabilire la corretta strategia di marketing da adottare.

Vediamo di seguito i pro e contro di ogni soluzione software.

Gestionale clienti con Excel#

Con un file Excel è possibile creare una semplice anagrafica clienti in cui registrare i dati dei clienti e l'elenco delle attività da svolgere.

Il principale pregio di Excel è che costa poco e posso organizzare i fogli Excel come voglio scegliendo quali dati gestire.

Excel è sicuramente una buona scelta per chi è da solo e ha: pochi clienti, pochi dati da gestire e gli bastano funzionalità basilari ovvero non ha bisogno di funzionalità che vanno oltre la semplice registrazione di dati.

Di contro i fogli Excel:

  • tendono a scombinarsi facilmente specialmente se utilizzati da più utenti (errori di copia/incolla, formule scombinate, più copie dello stesso file).
  • sono di difficile consultazione dal cellulare.
  • vanno bene solo per realizzare elenchi basilari senza funzioni avanzate.
  • non vanno bene se i contatti e i dati da inserire sono molti e crescono nel tempo.
  • ogni utente può inserire i dati come vuole in modo anarchico senza rispettare dei vincoli di correttezza.
  • ogni utente può fare tutto. Ad esempio non è possibile mostrare più o meno campi a seconda dell'utente.

Danea Easyfatt#

Danea Easyfatt è un semplice software vecchio stile, pensato per la fatturazione dal costo contenuto (meno di 300 € all'anno). Funziona solo su PC Windows e al massimo può essere usato da 5 utenti nella versione Enterprise.

Oltre alla funzionalità di fatturazione, che è la principale, ha delle funzioni accessorie come ad esempio la gestione dell'agenda con la possibilità di inserire impegni. Non è possibile variare lo stato degli impegni (es. da fare, programmato, fatto) e non è possibile ricercarli in modo trasversale a tutti i clienti (per trovare un impegno devo già sapere sotto quale cliente l'avevo registrato).

Altra nota dolente è l'impossibilità di modificare o personalizzare il software e le sue logiche, nemmeno pagando degli sviluppatori.

vTiger CRM#

vTiger CRM è un software open source sviluppato dall'omonima azienda Indiana. Con il supporto di un tecnico IT è possibile farne un'installazione anche su propri server.

In alternativa è possibile pagare direttamente il produttore a utilizzarlo attraverso il cloud con un costo che varia in base al numero di utenti e in base al numero di funzionalità .

La versione limitata (massimo 3000 record e 0 utenti) è gratuita, poi ha un costo annuale di 300 € per ogni utente.

Come CRM ha molte funzionalità, ma di fatto devono andare bene così come sono. Lo sviluppo di personalizzazioni è possibile, ma mettere le mani in un prodotto complesso richiede tempi e costi piuttosto alti.

Vista la complessità del software e il funzionamento non sempre facile da comprendere per le PMI Italiane, se si sceglie tale soluzione, conviene farsi seguire da un consulente terzo che sia in Italia.

Sviluppo di un gestionale clienti su misura#

Un gestionale clienti sviluppato su misura è per definizione modellato sulle specifiche esigenze del committente e può essere integrato con altri software già in uso presso il cliente.

Il costo dell'investimento iniziale (circa 5000-7000 €) è più alto delle altre soluzioni a pacchetto, ma a differenza di queste non varia in base al numero di utenti o al numero di moduli da attivare.

Un software su misura è la scelta giusta per un'azienda innovativa che abbia standardizzato i propri processi e voglia scalare.

In Garda Informatica sviluppiamo gestionali su misura con tecnologie web utilizzando il nostro framework per lo sviluppo rapido di software gestionali.

Ciò consente di realizzare gestionali:

  • multi piattaforma (PC, Mac, ecc.)
  • multi dispositivo (PC, Smartphone, Tablet)
  • utilizzabili in smartworking. Le tecnologie web abilitano la possibilità di poter accedere allo stesso gestionale dentro e fuori l'azienda.
  • senza limiti sul numero di utenti o sul numero di dati gestiti.
  • con le funzionalità, le logiche e gli automatismi richiesti dal cliente.
  • integrabili con altri software.

La soluzione migliore per le aziende innovative che vogliono scalare è lo sviluppo di un gestionale clienti su misura.

Per aiutarti a valutare i tempi e costi di sviluppo di una soluzione su misura abbiamo predisposto il Calcolatore preventivo gestionale clienti su misura. Rispondendo alle domande del calcolatore puoi farti un'idea rapida di tempi e costi per lo sviluppo di un software gestionale clienti.

Autore: Giovanni Chiodi
Senior software developer con più di 10 anni di esperienza nello sviluppo di soluzioni web based, enterprise, su misura. Dal 2011 socio fondatore di Garda Informatica Snc condivide questa avventura col fratello Lorenzo.
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