Fatture, DDT e contabilità per la piccola impresa e il libero professionista

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software per libero professionista, l'artigiano, la micro imprese o il negozio

Internet è piena di software standardizzati pensati per la gestione di un’azienda. Tali software vanno da semplici programmi di fatturazione fino a complessi gestionali ERP.

Valutare tutti i possibili software, alla ricerca di quello adatto alle proprie esigenze, può richiedere parecchio tempo, specialmente per chi non è a conoscenza delle possibilità offerte dal mercato. Inoltre, scegliere un software eccessivamente complesso per la propria realtà può voler dire alti costi: di formazione, delle licenze, di utilizzo, di modellazione, sistemistici, ecc.

Per questo motivo è importante scegliere il prodotto giusto in base al tipo di azienda e alla sua dimensione, in altri termini bisogna evitare il così detto “Cannone per sparare ai moscerini”.

Questo articolo vuole presentare la soluzione pacchettizzata che solitamente consigliamo per le micro imprese, i liberi professionisti, i negozi o gli artigiani: Danea Easyfatt.

Cos’è Danea Easyfatt?

Danea Easyfatt

Danea Easyfatt è un software gestionale pensato per la fatturazione e la gestione del magazzino, tagliato sulle esigenze di liberi professionisti, artigiani, micro imprese o negozi.

Danea Easyfatt è un software storico (sviluppato dall’azienda Italiana Danea Soft S.r.l. a partire dal 1995) e molto diffuso in Italia (più di 100’000 clienti in tutta Italia).

Per chi NON è indicato Danea Easyfatt?

Prima di vedere per chi è adatto questo software vediamo subito per chi non è indicato:

  • NON è indicato per chi ha un computer con S.O. diverso da Windows. Ad esempio chi ha S.O. Mac OS X o Linux difficilmente potrà usare questo software. In teoria è possibile virtualizzare un ambiente Windows, ma in pratica è meglio utilizzare Danea Easyfatt direttamente su S.O. windows.
  • NON è indicato per aziende di dimensioni medio-grandi ovvero con più di 4 o 5 utenti che accedono contemporaneamente, magari da sedi distaccate, allo stesso software gestionale.
  • NON è indicato per aziende che debbano gestire un numero elvato di fatture, DDT, documenti e prodotti. Il Database di Danea Easyfatt può presentare dei rallentamenti se si superano 20.000 prodotti o 10.000 documenti (fatture, DDT, vendite al banco, ecc.). Questi vincoli si possono aggirare se si utilizza un nuovo archivio ad ogni anno. In questo caso il limite è annuo. Quindi in definitiva se dovete inserire più di 10’000 documenti all’anno, Danea Easyfatt non è adatto alla vostra realtà, ma questo sicuramente è un problema felice.
  • NON è indicato per aziende che devono poter gestire oltre i 4 decimali dopo la virgola. La cifra minore che si può esprimere è 0,0001 (un decimillesimo).

Se per te Danea Easyfatt non è indicato, molto probabilmente la tua realtà aziendale ricade in uno dei due scenari seguenti:

  • Hai bisogno di un software di gestione aziendale più avanzato (ma anche più complesso) come ad esempio Panthera ERP.
  • La tua realtà è innovativa e non è presente sul mercato un software adatto alle tue esigenze. In altri termini ti serve un software gestionale su misura.

Quanto costa Danea Easyfatt?

Danea Easyfatt è pensato per le piccole aziende e di conseguenza ha un prezzo contenuto. Al momento di scrivere questo articolo va dai 100€ della versione standard fino ai 400€ della versione enterprise. Una volta acquistato non è necessario rinnovare la licenza tutti gli anni (il software non ha scadenze) anche se visto il basso costo è consigliato farlo in modo da avere sempre gli ultimi aggiornamenti che comprendono i vari adeguamenti normativi e tecnici. Inoltre, rinnovando la licenza ogni anno è possibile usufruire del servizio informativo cerved che permette di sapere in modo istantaneo il livello di criticità di un potenziale cliente. A partire dal 30/11/2015 il servizio cerved free non è più disponibile, ma è acquistabile a parte il servizio informativo cerved premium che permette di sapere in modo istantaneo il livello di criticità di un potenziale cliente.

Per chi è pensato Danea Easyfatt?

Danea Easyfatt, ad oggi, è disponibile in 4 versioni diverse, adatte a categorie di utilizzatori diversi e con esigenze crescenti.

Di seguito riportiamo i punti salienti delle 4 versioni.

Sei un libero professionista? probabilmente per te va bene la versione Standard

Esempi di liberi professionisti o freelance possono essere: avvocati, commercialisti, ingegneri, architetti, medici, designer, copywriter, geometri, programmatori, web master, ecc.

Per queste professioni può andar bene la versione Standard che comprende le seguenti anagrafiche:

  • Clienti: permette di gestire l’anagrafica Clienti e consente di associare ad ogni cliente le sue modalità di pagamento, il listino, eventuali sconti, ecc. Interessante la possibilità di definire campi aggiuntivi non previsti dal software per memorizzare dei dettagli dei clienti specifici per la propria realtà.
  • Preventivi, Ordini clienti, DDT: Sono i principali documenti che interessano a un libero professionista. Molto utile la possibilità di convertire in automatico un preventivo in un ordine e la possibilità di inviarlo al cliente direttamente da Danea Easyfatt.
  • Fatture, Parcelle, Rapporti d’intervento: è il cuore di Danea Easyfatt e permette di creare fatture ex-novo o partendo da un ordine o dai DDT del mese o ancora dai rapporti d’intervento. Molto utile in fase di fatturazione la possibilità di mandare tutte le fatture via mail con un solo click, mantenedo però la possibilità di personalizzare il testo di ciascuna email. Sono supportati tutti i principali tipi di fatture: fatture, fatture accompagnatorie, fatture d’acconto, fatture pro-forma, autofatture, note d’accredito, ricevute fiscali, rapporti d’intervento, avvisi di parcella, parcelle.
  • Ritenute e contributi previdenziali: queste funzionalità sono indicate per particolari categorie professionali come: avvocati, commercialisti, ingegneri, architetti, medici, ecc.
  • Scadenzario pagamenti clienti e prima nota di cassa: permette di avere una visione dei flussi di cassa. Molto utile la possibilità di gestire più conti e più partite.
  • Invio documenti e solleciti via e-mail: tutti i documenti possono essere inviati via email direttamente da Danea Easyfatt, singolarmente o in gruppo.
  • Analisi vendite: permette di avere una visione a colpo d’occhio dell’andamento delle vendite sia in modo tabellare che tramite grafico.
  • Personalizzazione stampe: tutti i documenti prodotti da Danea Easyfatt possono essere personalizzati, ad esempio con il proprio logo aziendale, direttamente dall’editor integrato.
  • Listini: permette di gestire fino a 9 prezzi per ogni servizio o prodotto.

Sei un artigiano o hai una micro impresa? probabilmente per te va bene la versione Professional

Esempi di artigiani o di micro imprese possono essere: idraulici, fabbri, falegnami, fotografi, orafi, vetrai, sarti, carrozzieri, meccanici, tappezzieri, giardinieri, ecc.

Per questi mestieri può andar bene la versione Professional che comprende tutte le funzionalità della versione Standard e in più:

  • Fornitori: l’anagrafica Fornitori similmente all’anagrafico Clienti permette di gestire l’elenco dei fornitori integrando in un unico punto tutti i dati di un fornitore.
  • Gestione Magazzino: operazioni di carico e scarico da magazzino con indicazione della situazione delle scorte e inventario.
  • Etichette e codici a barre: è possibile stampare le etichette dei prodotti e leggerle con un normale lettore di codice a barre. In questo modo le operazioni di lettura degli articoli da vendere o degli articoli da caricare e scaricare dal magazzino, diventa immediata.
  • Stampa registri e liquidazione Iva: una volta registrate tutte le fatture di acquisto e di vendita nel gestionale è possibile stampare mensilmente o trimestralmente il riepilogo dell’IVA da versare.
  • Fatturaz. elettronica per la PA: è supportato il formato CBI2 per l’invio delle fatture elettroniche alla pubblica amministrazione;
  • Gestione documentale: oltre ad emettere le fatture di vendita è possibile anche registrare tutti i documenti di acquisto come la richiesta d’offerta, gli ordini ai fornitori, gli arrivi della merce, le fatture dei fornitori, ecc. Anche in questo caso è possibile convertire un documento in un altro. Ad esempio è possibile convertire un ordine al fornitore nel documento dell’arrivo della merce ecc.
  • Archiviazione Ottica: è possibile allegare ad ogni documento di Danea Easyfatt la scansione del relativo documento cartaceo.
  • Importazione/esportazione Excel: tutte le anagrafiche sono importabili ed esportabili in excel per un’analisi successiva.
  • Invio dati a commercialisti: è possibile inviare il riepilogo delle fatture al commercialista in formato PDF o nel formato del software TeamSystem GeCom Multi.
  • Analisi acquisti: permette di avere una visione a colpo d’occhio dell’andamento degli acquisti sia in modo tabellare che tramite grafico mettendo a confronto gli acquisti e le vendite.

Hai un negozio o una piccola impresa? probabilmente per te va bene la versione Enterprise One

Esempi di negozi o piccole imprese possono essere: tipografo, negozio di abbigliamento, negozio di scarpe, negozio di ricambi, negozio di idraulica, ottico, negozio di articoli sportivi, negozio di articoli per l’infanzia, ecc.

Per queste attività probabilmente è indicata la versione Enterprise One che comprende tutte le funzionalità della versione Professional e in più:

  • Vendita al banco con reg. di cassa, Touch-screen e tessere fedeltà.
  • Taglie e colori: permette di gestire i prodotti che hanno varie taglie e si presentano in diverse colorazioni. Un esempio può essere un negozio di abbigliamento o di calzature. La gestione taglie e colori è in esclusione con la tracciabilità.
  • Tracciabilità (lotti, scadenze, seriali): la tracciabilità consente di tener traccia, nei movimenti di carico e scarico, negli acquisti e nelle vendite, del lotto o del seriale assegnato a ciascun prodotto movimentato.
  • Collegamento con sistemi di e-commerce: è possibile, acquistando plugin esterni, collegare Danea Easyfatt con e-commerce famosi come Prestashop o Magento. In alternativa è possibile sviluppare delle estensioni esterne che permettano l’integrazione di Danea Easyfatt con il proprio e-commerce.
  • Multi-magazzino;
  • Articoli assemblati (distinta base multilivello): è in grado di gestire distinte base “multilivello”, cioè articoli assemblati i cui componenti sono a loro volta articoli assemblati e così via.
  • Agenti e provvigioni: è possibile gestire l’elenco degli agenti di vendita e le relative provvigioni riconosciute dall’azienda.
  • Terminalini portatili: questi dispositivi permettono di leggere più barcode e scaricarli da magazzino in una sola volta. L’uso tipico è quello di prelevare da magazzino vari articoli con le relative quantità e registrare il movimento di magazzino una volta che si è tornati alla postazione del computer con una sola operazione.

Sei una realtà più strutturata con più utenti che devono poter accedere al gestionale? probabilmente per te va bene la versione Enterprise

Allora per te va bene la versione Enterprise che è come la versione Enterprise One, ma ha in più la gestione utenti che permette di indicare quali utenti possono accedere al gestionale e limitare i permessi di ciascun utente.

Inoltre, la versione Enterprise permette di installare Danea Easyfatt su 5 postazioni all’interno della stessa rete locale (LAN) e utilizzare contemporaneamente il software da ciascuna delle 5 postazioni.

Voglio provare Danea Easyfatt prima dell’acquisto

Danea Easyfatt è disponibile in versione dimostrativa senza limiti di tempo. La versione dimostrativa limita solo a 10 il numero di fatture che è possibile stampare e il numero di clienti e prodotti che si possono inserire, ma le funzionalità sono complete. Inoltre, nella versione dimostrativa sono forniti due archivi di esempio con due aziende di prova: un negozio di vendita di articoli per bambini e uno di prodotti per l’ufficio.

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